OFFICE AGENT CLASS I - AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I

工作内容

NOTICE OF VACANCY - PLEASE POST

ANY VACANCIES RESULTING FROM THE STAFFING OF THIS POSITION WILL BE POSTED

OFFICE AGENT CLASS I

FINANCE DEPARTMENT – Head Office

1925 Brookdale Ave,

Dorval, QC

Director: Danielle Laplante

Status of post: Replacement full-time

Start date: Immediate

End date: September 30, 2022

Working Schedule: 35 hours per week

Qualifications:
Hold a Diploma of Vocational Studies in a specialty appropriate for the class of employment, a Secondary School Diploma or an attestation of studies recognized as equivalent by the competent authority, and have one (1) year of pertinent experience

AND

Have a basic knowledge of office automation

Other Requirements:
Must be bilingual

Must be able to function autonomously with minimal supervision

Available and willing to work overtime (upon request) during peak periods (June to October)

Must be able to work well under pressure and meet strict deadlines

Have strong understanding of accounting practices such as Accrual principle and Time Period principle – an asset

Ability to provide pertinent information in a timely manner

Ability to work as part of a team

Experience using computers to prepare reports and transmit data

Accuracy is essential

Exceptional organizational skills

Ability to prioritize tasks based on deadlines

Knowledge of GRICS software would be an asset

Knowledge of Microsoft Office, Excel and Word

AEC in Finance an asset

Continuous Improvement Mentality

Detail Oriented

Quick Learner

Salary scale as per the IASS’ Collective Agreement :
$22.36 To $25.00 per hour

Nature of the work

The principal and customary work of an employee in this class of employment consists in performing a variety of administrative duties of a complex nature according to established methods and procedures.

Daily Tasks/Dossiers

He or she contacts persons in and outside the school board to obtain or provide information related to his or her duties, determines deadlines, makes practices and regulations known and conveys decisions. He or she drafts correspondence related to his or her duties.

The employee uses a computer and the necessary software to perform his or her duties related to word processing, database entry, spreadsheets and in-house programs; he or she carries out research on the Internet; uses e-mail. He or she may be required to help, on occasion, colleagues with the common software and programs used.

In addition to his/her assigned suppliers, he or she may be responsible for the follow-up and payment of all invoicing related to Capital Projects, International refunds and Commission payments, and Salary Advances

Makes US draft requests and credit card payments, when applicable

The employee may be required to train new class I office agents as well as to coordinate the work of support staff.

AVIS DE POSTE VACANT - VEUILLEZ AFFICHER

LE POSTE QUI DEVIENDRA VACANT LORSQUE CELUI-CI SERA COMBLÉ SERA AFFICHÉ,

DE MÊME QUE TOUS LES AUTRES PAR LA SUITE.

AGENTE OU AGENT DE BUREAU, CLASSE I

Service des Ressources financières

1925 Brookdale Ave,

Dorval, QC

Directeur: Danielle Laplante

Statut du poste : Remplacement à temps plein

Horaire de travail: 35 heures par semaine

Date de début: immédiate

Date de fin: le 30 septembre 2022

Qualifications requises:
Être titulaire d’un diplôme d’études professionnelles dans une spécialité appropriée à la classe d’emplois ou être titulaire d’un diplôme de 5e année du secondaire ou être titulaire d’un diplôme ou d’une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente et avoir une (1) année d’expérience pertinente.

ET

Avoir des connaissances de base en bureautique.

Autres exigences:
Bilinguisme - essentiel

Capacité de fonctionner de manière autonome avec une supervision minimale

Disponible et disposé à travailler en heures supplémentaires (sur demande) pendant les périodes de pointe (juin à octobre)

Capacité de bien travailler sous pression et de respecter des délais rigoureux

Avoir une solide compréhension des méthodes comptables comme le principe de l’abonnement et le principe de l’indépendance des exercices-un atout

Capacité de fournir des données pertinentes rapidement

Capacité de travailler en équipe

Expérience d’utilisation d’un ordinateur pour préparer des rapports et transmettre des données

L’exactitude est essentielle

Compétences organisationnelles exceptionnelles

Capacité de classer les tâches par ordre de priorité selon les échéances

Connaissance du logiciel GRICS – un atout

Connaissance de Microsoft Office, Excel et Word

AEC en finances – un atout

Mentalité d’amélioration continue

Axé sur les détails

Apprend rapidement

Échelle de salaire selon la convention collective del’UIES:
22.36 $ à 25,00 $ de l’heure

Nature du travail

Le rôle principal et habituel de la personne salariée de cette classe d’emplois consiste à accomplir divers travaux administratifs de nature complexe selon des méthodes et procédures définies.

Tâches quotidiennes/Dossiers

Il ou elle communique avec des personnes à l’intérieur et à l’extérieur de la commission scolaire pour obtenir ou fournir de l’information relative à ses tâches, fixe les échéances, fait connaître les pratiques et les règlements et transmet les décisions. Il ou elle rédige la correspondance relevant de ses fonctions.

Il ou elle utilise un ordinateur et les logiciels nécessaires pour exécuter ses tâches de traitement de texte et d’entrées dans des bases de données, des tableurs et des programmes maison; il ou elle fait des recherches dans Internet et utilise le courriel. Il ou elle peut être appelé à l’occasion à aider des collègues sur les logiciels et les programmes courants utilisés.

En plus des fournisseurs qui lui sont assignés, il ou elle pourrait être responsable du suivi et du paiement de toutes les factures concernant les projets d’immobilisations, les remboursements internationaux et les paiements de commission ainsi que les avances de salaire

Faire les demandes de traites américaines et les paiements de cartes de crédit au besoin

Il ou elle peut être appelé à former les nouveaux agents de bureau de la classe I et à coordonner le travail du personnel de soutien