Office Administrator Receptionist

工作内容

Quel est le travail d’un assistant de bureau/réceptionniste ?En tant qu’assistant de bureau/réceptionniste, vous assumez des responsabilités administratives et supervisez les activités de la réception. Vos fonctions peuvent vous amener à accueillir les visiteurs, à répondre aux appels téléphoniques, à planifier des réunions et des rendez-vous, à coordonner le flux de courrier, à accepter les paiements des clients, à tenir et à organiser des dossiers, à répondre aux courriels, à effectuer des tâches comptables, à commander des fournitures et à préparer des boissons et de la nourriture pour le personnel. Vous pouvez également aider votre superviseur ou le chef d’entreprise pour tout ce dont il a besoin. Vos responsabilités exactes varient en fonction de l’entreprise. Un assistant de bureau/réceptionniste travaille généralement sur un ordinateur et traite plusieurs tâches en même temps.L’opportunitéNous sommes à la recherche d’une personne dynamique et professionnelle pour combler le poste d’adjoint administratif/réceptionniste pour notre bureau du centre-ville de Montréal. Le titulaire du poste travaillera en collaboration avec les professionnels de la succursale de Montréal et les clients. Ce poste a un rôle clé dans l’organisation du bureau.Ce que vous ferezVous accueillerez les visiteurs et les informerez de leur arrivée.Vous répondrez aux demandes de réservation de salles de réunion et aux appels de service des employésGérer les bureaux d’hôtellerie, notamment confirmer les réservations de bureaux, modifier ou annuler les dates de réservation, gérer la boîte de courriel associée et gérer les conflits en cas de demandes multiplesRépondre aux appels téléphoniques internes et externesScanner des documentsEn collaboration avec le centre de conférence, s’assurer que les salles sont toujours prêtes pour les réunions internes et celles des clientsVous soutiendrez les collègues de l’équipe des services de bureau dans l’exécution de certaines tâches administratives.Vous apporterez également un soutien ponctuel à l’équipe administrativeVous apporterez également un soutien ponctuel à l’équipe administrativeAssurer le suivi du stationnement des employésL’activité du cabinet peut parfois exiger des employés qu’ils travaillent au-delà du nombre d’heures prévues dans une journée ou une semaine afin d’effectuer les tâches nécessaires à l’accomplissement de leur travail, et ils conviennent qu’ils sont prêts à répondre à cette exigence. En même temps, les employés ont besoin de temps pour remplir leurs obligations personnelles, ce que notre approche de la flexibilité du lieu de travail leur permet.Ce que vous apportez à ce posteVous parlez couramment le français et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit.Vous êtes capable de rester organisé et de gérer votre temps et vos priorités.Vous connaissez la suite Microsoft Office, en particulier Outlook, Word et Excel.Ponctuel(le)Vous faites preuve de bonnes aptitudes interpersonnellesFormation en bureautique ou en administration (DEP ou DEC) ou expérience équivalente2 à 3 ans d’expérience dans un poste d’adjoint administratif/réceptionnisteFonctions et responsabilités de l’administrateur des ventesAssister l’équipe de vente implique plus de tâches et de responsabilités qu’on ne le pense. Nous avons effectué une analyse de plusieurs descriptions de poste d’administrateur des ventes pour obtenir la liste suivante des tâches et responsabilités de l’administrateur des ventes.Maintenir une base de données précise d’informations sur les clients et les prospectsLes administrateurs des ventes doivent être férus de technologie, car l’une de leurs tâches est de développer et de maintenir une base de données contenant toutes les informations importantes pour les clients actuels et potentiels. Le maintien de l’exactitude de cette base de données est crucial pour un processus de livraison efficace.Traiter la paperasseLe vendeur génère une vente, et c’est l’administrateur des ventes qui fait réellement passer cette vente dans le système de l’entreprise. Cela implique généralement la saisie de données dans un ordinateur et peut également inclure le dépôt de commandes papier.Communiquer avec les clientsLe rôle d’administrateur des ventes implique un certain service à la clientèle. Si un client a un problème avec la livraison du produit, c’est l’administrateur des ventes qui prend l’appel et résout le problème.Mettre à jour les chiffres de venteUne fois que les administrateurs des ventes ont traité les ventes d’un jour donné, ils mettent à jour les chiffres des ventes à l’échelle de l’entreprise pour refléter ces chiffres. Cela nécessite une connaissance avancée des tableurs.Préparer et présenter des rapportsLes administrateurs des ventes sont ceux du bureau qui ont tendance à connaître le mieux les chiffres, il est donc de leur responsabilité d’analyser les chiffres des ventes et de présenter ces résultats à leur personnel de direction.Office Assistant/Receptionist/ Administrator Duties and ResponsibilitiesThe opportunityWe are seeking a dynamic and professional individual to fill the position of Administrative Assistant/Receptionist for our downtown Montreal office. The incumbent will work in collaboration with the professionals of the Montreal branch and clients. This position has a key role in the organization of the officeWhat You Will DoYou will greet visitors and notify them of their arrivalAs an office assistant/receptionist, you handle administration responsibilities and oversee activities at the front desk. Your duties may require you to greet visitors, answer phone calls, schedule meetings and appointments, coordinate mail flow, accept payments from customers and clients, maintain and organize files, respond to emails, perform bookkeeping tasks, order supplies, and prepare drinks and food for the staff. You may also assist your supervisor or company boss with anything they need. Your exact responsibilities vary depending on the business. An office assistant/receptionist usually works on a computer and handles multiple tasks at the same time.

• You will respond to meeting room reservation requests and employee service calls
• Manage hoteling offices including confirming office reservations, changing or cancelling reservation dates, managing the associated email box and managing conflicts in case of multiple requests
• Answer internal and external phone calls
• Scanning documents
• In collaboration with the conference center, ensure that rooms are always ready for internal and client meetings
• You will support the colleagues of the office services team in the execution of certain administrative tasks
• You will also provide ad hoc support to the administration team
• You will also provide ad hoc support to the administration team
• Follow up on the parking of employees

The Firm’s business may sometimes require employees to work beyond the number of hours scheduled in a day or week in order to perform the tasks required to complete their work, and they agree that they are willing to meet this requirement. At the same time, employees need time to meet their personal obligations, which our approach to workplace flexibility provides.What You Bring To The RoleYou are fluent in French and English, both orally and in writing

• You have the ability to stay organized and manage your time and priorities
• Knowledge of the Microsoft Office Suite, especially Outlook, Word and Excel
• Punctual
• Demonstrate good interpersonal skills
• Training in office automation or administration (DEP or DEC) or equivalent experience
• 2 to 3 years experience in an administrative assistant/receptionist position

Assisting the sales team involves more duties and responsibilities than one would think. We conducted analysis of several Sales Administrator job descriptions to procure the following list of Sales Administrator duties and responsibilities.Maintain an Accurate Database of Customer and Prospect InformationSales Administrators have to be tech-savvy, as one of their duties is to develop and maintain a database that contains all of the important information for both current and prospective customers. Maintaining the accuracy of this database is crucial for an efficient delivery process.Process PaperworkThe Salesperson generates a sale, and it is the Sales Administrator who actually puts that sale through in the company system. This usually involves entering data into a computer, and can also include filing paper orders.Communicate with CustomersThe role of Sales Administrator involves some customer service. If a customer has an issue with the delivery of the product, it is the Sales Administrator who takes the call and fixes the issue.Update Sales FiguresAfter Sales Administrators process the sales of a given day, they update the company-wide sales figures to reflect these numbers. This requires advanced knowledge of spreadsheet software.Prepare and Present ReportsSales Administrators are the ones in the office who tend to know the numbers the best, so it is their responsibility to analyze sales figures and present these findings to their management staff.About UsSecuro Group is a Montreal based security services company. We specialize in Property Security Technologies both commercial and residentialA Propos De NousLe Groupe Securo est une entreprise de services de sécurité basée à Montréal. Nous nous spécialisons dans les technologies de l’immobilier, tant commercial que résidentiel.