Executive Assistant

工作内容

Nous sommes à la recherche d’une Adjointe Exécutive à Dorval !

Notre client est actuellement à la recherche d’ une Adjointe de Directionpour rejoindre son équipe. Si vous avez l’esprit d’équipe, que vous êtes méticuleux et que vous aimez les défis, ce poste peut être pour vous. Dans ce rôle, vous serez amené à mettre en pratique ce qui précède au sein d’une équipe qui vous soutient, vous et vos idées. Nous sommes impatients de vous rencontrer.

Ce que nous avons à vous offrir comme Adjointe Exécutive:

• Assurances collectives
• Régime de retraite
• Salaire concurrentiel
• Bonis
• Poste hybride
• Beaucoup plus!

Taches Principales:

• Assiste les directeurs adjoint (construction, conception et PCO) dans l’organisation générale de l’emploi du temps, des activités et des dossiers et offre un suivi rigoureux selon les besoins.
• Coordonne, produit, traduit, revoit et/ou finalise les documents/présentations effectués par ses supérieurs à l’intention de divers intervenants internes ou externes, incluant la mise en page et les présentations graphiques.
• Rédige, élabore, distribue et met à jour les procédures et directives du programme, de même que les notes de service, lettres, avis.
• Met sur pied des mécanismes de suivi auprès des intervenants, assure le lien avec les dossiers en cours et prend action, selon le cas.
• Prend connaissance des communications reçues via les différentes plateformes, les priorise, assure un suivi du traitement de ceux-ci lorsque requis et prend action, selon le cas.
• Peut, le cas échéant, superviser, coordonner et administrer la gestion et tâches du ou de la technicien(ne) en administration.
• Coordonne les activités nécessaires au suivi budgétaire du département et assure les suivis auprès des membres de l’équipe.
• Assure l’entrée de données budgétaires et d’approvisionnement dans SAP ou autre système au besoin, effectue les analyses d’écart et produit les rapports demandés par ses supérieurs.
• Coordonne, planifie et organise les réunions du département ainsi que les autres comités internes et externes sous la responsabilité du programme. Prépare les dossiers et convocations. S’assure de la disposition du matériel de présentation et de la logistique, telle que réservation de salle et de matériel audio-visuel, etc. lorsque nécessaire.
• Répond directement à certaines demandes de renseignements pour la direction et les partenaires, selon le cas.
• Organise et planifie certains événements spéciaux pour le programme.
• Planifie les voyages et activités externes des gestionnaires de la direction, de même que la préparation logistique et administrative, au besoin.
• Produit les comptes de dépenses de ses supérieurs immédiats, au besoin.
• Effectue diverses autres tâches connexes telles que préparation de cartes d’accès, photocopies, télécopies et classement.

Exigences:

• Posséder un diplôme d’études collégiales en secrétariat ou l’équivalent.
• Posséder au moins 5 ans d’expérience en secrétariat
• Maîtriser les langues française et anglaise (parlées et écrites).
• Posséder de bonnes capacités rédactionnelles.
• Maîtriser la suite bureautique MS Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook)
• La connaissance des logiciels SAP, MsProject et des outils de collaboration électronique constitue un atout.
• Avoir le sens de l’organisation et la capacité de travailler en équipe et de s’adapter aux changements.
• Capacité à travailler sous pression dans un contexte d’échéancier serré et de changement de priorités.

Postuler aujourd’hui!

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We are looking for an Executive Assistant in Dorval!

Our client is currently looking for an Executive Assistantto join their team. If you are great team player, meticulous and love challenges this can be for you. In this role you would be required to put the aforementioned into practice within a team that supports you and your ideas. We are looking forward to hearing from you.

What we have to offer you as an Executive Assistant:

• Group Insurance
• Pension plan
• Competitive salary
• Bonuses
• Hybrid role
• Much more !

Main Duties of the Executive Assistant:

• Assists the assistant directors (construction, design and PCO) in the general organization of the schedule, activities and files and offers rigorous follow-up as needed.
• Coordinates, produces, translates, reviews and/or finalizes documents/presentations made by his superiors for various internal or external stakeholders, including layout and graphic presentations.
• Write, design, distribute and update program procedures and guidelines, as well as memos, letters, notices.
• Sets up follow-up mechanisms with the stakeholders, ensures the link with the files in progress and takes action, as the case may be.
• Takes note of the communications received via the various platforms, prioritizes them, monitors their processing when required and takes action, as the case may be.
• May, if necessary, supervise, manage and administer the management and tasks of the administrative technician.
• Coordinates the activities required to monitor the department’s budget and ensures follow-up with team members.
• Ensures the entry of budgetary and procurement data into SAP or another system as needed, performs variance analyzes and produces the reports requested by his superiors.
• Coordinates, plans and organizes meetings of the department as well as other internal and external committees under the responsibility of the program. Prepare files and invitations. Ensures the provision of presentation equipment and logistics, such as room reservation and audiovisual equipment, etc. when necessary.
• Respond directly to certain inquiries for management and partners, as appropriate.
• Organize and plan some special events for the program.
• Plan travel and external activities for branch managers, as well as logistical and administrative preparation, as required.
• Produces the expense accounts of his immediate superiors, as needed.
• Performs various other related tasks such as preparing access cards, photocopies, faxes and filing.

Requirements:

• Possess a college diploma in secretarial studies or the equivalent.
• Have at least 5 years of secretarial or administrative experience.
• Master the French and English languages ​​(spoken and written).
• Possess good writing skills.
• Master the MS Office office suite (Word, Excel, PowerPoint and Outlook)
• Knowledge of SAP software, MsProject and electronic collaboration tools is an asset.
• Have a sense of organization and the ability to work in a team and adapt to change.
• Ability to work under pressure in a context of tight deadlines and changing priorities.

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