PRÉPOSÉE OU PRÉPOSÉ AUX HORAIRES ET LOCAUX

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Titre du poste
PRÉPOSÉE OU PRÉPOSÉ AUX HORAIRES ET LOCAUX

Période de l’emploi
(Poste régulier)

Campus
Moncton

Type
Personnel de bureau

Secteur
Registrariat

Fonction et information générale
Relevant de la Responsable du Service des dossiers, la personne occupant ce poste a des responsabilités associées à la préparation des horaires de cours et d’examens ainsi que la réservation de locaux.

RESPONSABILITÉS :

• Préparer, en collaboration avec les facultés et avec la Registraire, l’horaire des cours aux sessions d’automne, d’hiver et de printemps/été et faire les mises à jour demandées ;

• Préparer, en collaboration avec les facultés, l’horaire d’examens des sessions d’automne et d’hiver. Identifier les demandes qui nécessitent une approbation et les acheminer ;

• Traiter les demandes de réservation pour les salles de cours/séminaires/réunions et les salles de vidéoconférence. Préparer et déployer la facturation rattachée à certains types de réservations ;

• Traiter les demandes d’équivalences, d’exemptions et de reconnaissance des acquis soumises par les facultés et faire les entrées au système. Identifier les demandes qui nécessitent une approbation et les acheminer;

• Appuyer l’organisation et la tenue de la cérémonie de collation de grades, entre autres, en gérant la réservation en ligne des toges et des épitoges et en produisant les parchemins de diplômes ;

• Voir à la collecte, au dépouillement et à la distribution du courrier du Registrariat ;

• Gérer plusieurs comptes de courriel, y compris le compte général, répondre aux questions générales et acheminer les autres au service approprié ;

• Accueillir la clientèle au comptoir et recevoir les appels au numéro principal, répondre aux demandes de renseignements et orienter la clientèle vers le service approprié sur le campus ; et

• Toutes autres tâches demandées dans le cadre de ses fonctions.

Particularités

• Détenir un diplôme postsecondaire dans le domaine de la gestion de bureau ou en administration des affaires avec quelques années d’expérience dans le domaine. Une équivalence en éducation, en formation et en expérience pourrait être considérée;

• Être capable de travailler dans un milieu fortement informatisé;

• Être capable de travailler sous pression et avec des échéanciers serrés;

• Être capable de travailler avec une grande autonomie ainsi qu’en équipe;

• Démontrer un sens de l’organisation, d’initiative et de coordination des activités;

• Pouvoir gérer des situations imprévues, évaluer les priorités et faire les suivis nécessaires;

• Être capable d’exécuter un ensemble d’activités diversifiées;

• Être capable d’effectuer des tâches qui exigent une attention aux détails;

• Faire preuve de tact, diplomatie et posséder de l’entregent;

• Habileté à accueillir et à communiquer avec les personnes de façon efficace;

• Être capable d’entretenir des relations interpersonnelles positives;

• Avoir une bonne connaissance de la suite Microsoft Office; et

• Maîtriser la langue française à l’oral et à l’écrit et posséder une bonne connaissance de la langue anglaise à l’oral et à l’écrit.

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français sous format Word, au plus tard à la date de fermeture en citant le numéro de référence.

L’Université de Moncton souscrit à l’équité en matière d’emploi et encourage les candidatures de toute personne qualifiée, femme et homme, y compris les autochtones, les personnes handicapées et les membres de minorités visibles. Conformément aux exigences relatives à l’immigration au Canada, ce concours s’adresse aux citoyennes et citoyens canadiens ainsi qu’aux personnes ayant obtenu le droit d’établissement au Canada.

Salaire
23,38 $

Fermeture du concours
Le 14 octobre 2021

Entrée en fonction
Dès que possible

Numéro de référence
UM21-OUR132_M00967-00

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Soumettre votre candidature

Les personnes intéressées à soumettre leur candidature sont priées de nous faire parvenir un curriculum vitae et une lettre de motivation en français sous format .doc, .docx, .pdf ou .rtf, au plus tard à la date de fermeture en citant lenuméro de référence.

Type d’emploi : Permanent

Work Location: Multiple Locations