Meetings and Events Coordinator

Job content

Coordonnateur(trice) de projets

Nous recherchons un(e) coordonnateur(trice) de projets.
La personne que nous recherchons est bilingue et possède des compétences exceptionnelles en relations interpersonnelles, ainsi qu’une excellente aptitude en gestion. De plus, elle doit faire preuve de flexibilité et afficher une attitude positive et professionnelle. Nous recherchons donc une personne soucieuse de toujours donner le meilleur d’elle-même.

RESPONSABILITÉS

• Gérer votre agenda, le courrier, les courriels et les appels;
• Accueillir et rencontrer des clients;
• Organiser des réunions et la logistique d’événements;
• Négocier toute planification, développer et créer des concepts, des réunions de service (programmes, itinéraires, vols, hôtels, voitures, lieux, activités, « teambuilding », etc.). Connaissance approfondie de l’industrie;
• Aider les autres membres du personnel dans le développement de certaines activités, réunions, événements ou voyages de motivation tels que : le développement d’affaire - les nouveaux outils de gestion - la structure organisationnelle, etc;
• Participer activement à des sessions de formation et de connaissance de produits;
• Établir et maintenir une relation avec les clients afin d’assurer leur satisfaction;
• Être proactif et créatif dans la recherche des conseils sur les meilleures options pour les clients, et les conseiller de façon appropriée;
• Excellentes compétences organisationnelles;
• Bonne capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois;
• Autonomie, flexibilité et discrétion;
• Résistance au stress et disposition à voyager;
• Dynamique; positif(ve), souriant(e) et travaillant(e).

COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES

• Expérience de 1 à 3 ans dans un poste similaire obligatoire;
• Excellente maîtrise de la communication verbale et écrite;
• Connaissance approfondie des destinations de voyages internationaux, domestiques et transfrontaliers;
• Capacité à préparer des présentations PowerPoint;
• Bonne connaissance des logiciels : MSOffice, Word, Excel, PC Voyage ou Galileo;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, écrit et parlé;
• Connaissance des procédures de l’industrie pour les échanges et la manipulation de billets;
• Certificat de l’OPC en vigueur;
• DEC en gestion de bureau, du tourisme ou expérience équivalente.

TYPE D’EMPLOI

Entrée en fonction immédiate. Contrat de 3 à 6 mois, à temps partiel ou à temps plein;
Nous offrons un salaire concurrentiel de base et la possibilité d’une rémunération au rendement.
Nous offrons également des prix avantageux sur les voyages, entre autres sur des programmes de voyages éducatifs, et de l’assurance voyage. Ceci sans compter nos possibilités d’avancement.
Nous sommes dédiés à la construction d’une équipe qui reflète la diversité des clients que nous servons et les communautés dans lesquelles nous vivons. Nous offrons la possibilité que chacun puisse atteindre son plein potentiel.

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Project coordinator

We are looking for an Associate in Meeting and Events Services. The person we are looking for will have exceptional interpersonal and management skills, bilingual, very flexible, and have a positive, professional attitude. Will always bring his/her “A” game.

RESPONSABILITES

• Manage your agenda, mail, email, and calls;
• Greet and meet clients;
• Organize meeting and events logistics;
• Experience, negotiate all planning’s; develop and create concepts, service meetings (programs, itineraries, flights, hotels, cars, venues, activities, teambuilding, etc.). Full working knowledge of the industry;
• Assist other associates in the development of certain activities, meeting, events or incentive such as: business development - new management tools - organisational structure, etc;
• Actively participates in training and product knowledge sessions;
• Establish and maintain a rapport with clients in order to ensure customer satisfaction;
• Proactively and creatively researches and advises best options for clients and counsels appropriately;
• Excellent organisational skills;
• Good ability to multitask;
• Independent, Flexible and Discrete;
• Tolerant to stress and available to travel;
• Dynamic; positive, loves to smile and Hard-working.

PROFESSIONAL SKILLS

• 1 to 3 years’ experience in a similar position mandatory;
• Well-developed verbal and written communication skills;
• Demonstrated thorough knowledge of domestic, trans-border and international travel destinations;
• Able to prepare PowerPoint presentations;
• Good knowledge of software: MSOffice, word, excel, PC Voyage or Galileo;
• Excellent French and English skills, both written and spoken;
• Working knowledge of industry procedures for exchanges and ticket handling;
• OPC certified;
• DEC in office management, Tourism or equivalent experience.

TYPE OF EMPLOYMENT

Immediately 3/6-month contract, Part-time and Full-Time
We offer a competitive base salary and the possibility of pay for performance increases, and agent incentives.
We also have travel benefits such as educational travel programs, travel insurance and agency discounts, and we offer advancement opportunities.
We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of our customers and communities in which we live and serve! The opportunity to reach his/her potential.

GESTION PS TOURS est une agence à Montréal depuis 1993, qui offre une gamme impressionnante de voyages de luxe. Nous organisons des réunions d’entreprise, des événements, des voyages de motivation « teambuilding » et des voyages personnalisés. Notre équipe est créative et passionnée; nous donnons le meilleur de nous-mêmes à l’élaboration de chaque réunion, événement et voyage de motivation afin que chaque expérience soit mémorable. Nous adaptons nos programmes selon les besoins, les objectifs et le budget de nos clients. Puisque d’année en année nous dépassons les attentes de nos clients, notre succès ne cesse d’augmenter et nous ne reculons devant rien pour nous assurer que nos clients découvrent notre merveilleux monde dans toutes ses saveurs!

GESTION PS TOURS est en forte croissance : nous sommes liés à nos valeurs fondamentales qui guident nos gestionnaires autant que le personnel dans un climat de travail harmonieux. Efficacité - Initiative - Travail d’équipe et Respect.

GESTION PS TOURS is an agency in Montreal since 1993; we offer an attractive array of luxury travel. We organize corporate meetings, events‚ incentive travel and personalized travel.we specialise in meeting, events and Incentive Travel. Our team is creative and passionate; we strive in crafting every meeting, event and incentive as a memorable experience! We tailor our programs to our clients’ needs, objectives and budget. This is what makes us successful and keep exceeding our clients expectations year after year. Our strength is insuring our clients’ discover this beautiful world in every flavor!

GESTION PS TOURS is experiencing strong growth: we are committed to our fundamental values which guides management and personnel in harmony: Effectiveness – Initiative -Team work and Respect

https://www.grenier.qc.ca/emplois/21339/coordonnateurtrice-de-projets-project-coordinatorSUMMARY

Agence Co. is looking for a successful and enthusiastic Event Planner to produce events from conception through to completion. Event Coordinator responsibilities include providing outstanding customer service, creativity and organizing memorable events that meet quality expectations.

RESPONSIBILITIES

• Event planning, design and production while managing all project delivery elements within time limits
• Coordinate with clients to identify their needs and to ensure customer satisfaction.
• Provide feedback and periodic reports to stakeholders
• Propose ideas to improve provided services and event quality
• Organize facilities and manage all event’s details such as decor, catering, entertainment, transportation, location, invitations, registrations, invitee list, special guests, equipment, promotional material etc
• Ensure compliance with insurance, legal, health and safety obligations
• Specify staff requirements and coordinate their activities
• Cooperate with marketing and communications firms incorporate marketing messages throughout the event.
• Proactively handle any arising issues and troubleshoot any emerging problems on the event day
• Conduct pre- and post – event evaluations and report on outcomes

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Proven experience as an Events Planner or Organizer
• Impressive portfolio of previously managed events (meetings, parties, corporate events)
• Excellent time management and communication skills
• Sales skills and ability to build productive business relationships
• Excellent leadership, budgeting, multitasking, and negotiating skills.
• Ability to communicate in English and French, written and verbal.
• Ability to manage multiple projects independently
• Ability to manage stressful situations and find solutions
• Ability to work under pressure
• MS Office software
• Travel experience (is an asset)
• Knowledge of the travel industry (is an asset)
• Knowledge of the catering and hospitality industries (is an asset)

SALARY

• According to experience

Job Types: Full-time, Part-time, Permanent, Fixed term contract
Part-time hours: 35 per week

Salary: From $19.00 per hour

Schedule:

• Monday to Friday

Work Location: One location

Expected start date: 2023-02-13