Technicienne ou technicien en soutien administratif

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Renseignements générauxMinistère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) : Direction générale des opérations régionales. Un emploi régulier est à pourvoir au 70 rue King Ouest, à Sherbrooke, avec possibilité de télétravail en mode hybride. L’entrée en fonction est prévue pour le 1 er septembre 2023.Faire partie du MIFI c’est joindre une organisation engagée qui coordonne l’action gouvernementale en matière d’immigration, de francisation et d’intégration des personnes immigrantes et qui soutient les entreprises et les collectivités du Québec.Mission : Le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration a pour mission de sélectionner les personnes immigrantes qui répondent aux besoins du Québec et de favoriser leur francisation, leur intégration et, ainsi, leur contribution à la prospérité du Québec. Pour réaliser sa mission, le Ministère compte près de 1900 employés localisés principalement dans la région de Montréal où se situe le siège social.Contexte: La Direction régionale de l’Estrie fait partie des neuf directions régionales de la Direction générale des opérations régionales (DGOR) du Ministère. Le rôle des directions régionales (DR) est :

• D’assurer un service de proximité aux personnes immigrantes, aux entreprises et aux collectivités sur leurs territoires;
• De représenter le Ministère dans le cadre du partenariat institutionnel sur le plan régional et d’assurer la concertation avec les partenaires issus du milieu communautaire;
• De soutenir et d’accompagner un réseau de partenaires chargés d’offrir les services d’accueil et d’intégration aux personnes immigrantes au nom du Ministère;
• De mettre en œuvre les actions ministérielles en vue de renforcer le leadership du Ministère et de contribuer à la pleine participation des personnes immigrantes.

Attributions : Sous l’autorité du directeur de la direction régionale (DR), la personne titulaire de l’emploi contribue au bon fonctionnement et à l’efficacité administrative de la direction en apportant à leurs membres le soutien technique nécessaire au suivi des mandats, au suivi budgétaire, à l’ameublement, à l’acquisition du matériel et à la gestion des ressources humaines du service. Elle assiste son supérieur immédiat dans l’organisation et la planification du travail relevant de la direction régionale.Elle agit à titre de personne-ressource et de référence en ce qui a trait au soutien technique, dans certains domaines de compétence, notamment au regard de :

• La réalisation des activités administratives et techniques du service et des mandats;
• Le suivi des dossiers de ressources humaines, de ressources financières et matérielles;
• La gestion documentaire de la Direction;
• Les opérations découlant de la Stratégie d’affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR);
• La gestion des mandats à l’aide du système de traitement des mandats (SYGED).

Elle assure les liens et les suivis requis au regard de la gestion de la correspondance et dans les dossiers impliquant la DR, les antennes et les autres directions du Ministère. Elle offre également au personnel relevant de la DR un accompagnement et un soutien dans la réalisation de divers mandats.Les principales tâches de la personne titulaire de l’emploi sont les suivantes :

• Réaliser les activités administratives du service
• Réaliser des travaux administratifs reliés au traitement des mandats du service
• Effectuer le suivi budgétaire et financier du service
• Effectuer les opérations nécessaires à l’approvisionnement et à l’aménagement du service
• Apporter un soutien en matière de ressources humaines
• Effectuer les demandes et opérations nécessaires afin de s’assurer du fonctionnement et de la disponibilité du matériel informatique pour le service
• Soutenir le directeur dans le suivi des dossiers
• Gérer l’agenda du directeur et de la logistique des activités du service
• Effectuer un contrôle de la qualité par la révision de tous les documents émanant du service

Échelle de traitement : De 41 055 $ à 57 638$Les montants associés aux différents échelons peuvent être consultés sur le site Web du Secrétariat du Conseil du trésor .Le nombre d’heures hebdomadaires de travail pour cet emploi est de 35 heures.Profil recherchéExigences de l’emploi :Détenir un diplôme d’études collégiales techniques dans le domaine de l’administration ou tout autre diplôme d’études collégiales techniques pertinent ou une attestation d’études pertinentes dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

• Le candidat qui ne possède pas la scolarité pertinente exigée aux conditions minimales d’admission à la classe d’emplois ou au grade correspondant à un diplôme d’études collégiales techniques peut y suppléer en compensant chaque année de scolarité pertinente manquante par une année de scolarité pertinente de niveau égal ou supérieur. Le candidat peut également compenser ce diplôme en satisfaisant les conditions suivantes : 1° il détient un diplôme d’études collégiales non pertinent; 2° il détient une année postsecondaire pertinente qui ne fait pas partie du diplôme mentionné au paragraphe 1°
• La candidature d’une personne qui est en voie de terminer la dernière année de scolarité exigée pour l’obtention du diplôme requis pourrait être considérée.
• Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada doit faire l’objet d’une évaluation comparative délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration.Avoir une connaissance du français oral et écrit appropriée aux fonctions.

Posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail émis par l’autorité fédérale compétente.

• Une personne en attente de la preuve de son statut de résident permanent ou d’un permis de travail peut soumettre sa candidature au présent processus de sélection. Toutefois, elle devra être autorisée à travailler légalement au Canada au moment de sa nomination.

Avoir une connaissance du français oral et écrit appropriée aux fonctions.Seront considérés comme des atouts :Il est important de bien détailler vos expériences de travail et d’indiquer, à l’aide du menu déroulant de la section “Exigences et atouts ", si vous détenez les exigences de l’emploi et les atouts spécifiques indiqués à la section profil recherché. C’est notamment avec ces informations que les candidatures répondant le mieux au profil recherché pourraient être repérées :

• OUT – Excel
• OUT – Word
• OUT – Collaboration Microsoft 365 (OneDrive, OneNote, Teams)
• OUT – SharePoint
• OUT – SAGIR
• EXP – Administration
• EXP – Ressources humaines

Autres éléments du profil recherché :La personne titulaire de l’emploi doit posséder une très bonne maîtrise du français parlé et écrit et une bonne aptitude de collaboration. Elle doit aussi être dotée d’une bonne capacité d’organisation du travail.Modalités d’inscriptionPériode d’inscription: Du 25 juillet au 7 août 2023 à 23h59.Ce ou ces postes sont à pourvoir dans la ou les villes suivantes : SherbrookeAu terme du traitement de votre candidature, il est possible que cette offre ne soit plus accessible dans votre dossier en ligne. Par conséquent, nous vous suggérons de conserver une copie de cette offre pour consultation ultérieure.Inscription : L’inscription doits’effectuer à l’aide du formulaire d’inscription en ligne. Pour soumettre votre candidature, vous devez cliquer sur « Poser ma candidature ». À noter que vous devez enregistrer votre dossier et cliquer sur le bouton « Soumettre » pour confirmer votre inscription au processus de sélection.Aucun curriculum vitae n’est accepté ni aucune candidature soumise par courrier, courrier électronique ou télécopieur.Veuillez noter qu’il est de votre responsabilité de fournir un dossier complet et détaillé. Il est important de bien détailler vos études et vos expériences de travail et de compléter la section « Exigences et atouts » en recherchant à l’aide de mots clés les éléments spécifiés dans l’offre d’emploi si vous considérez les détenir. Lorsque vous aurez soumis votre candidature, les informations contenues dans le formulaire ne pourront plus être modifiées.Notez que vous n’avez pas à déposer vos pièces justificatives. Celles-ci vous seront demandées si votre candidature est retenue pour les prochaines étapes du processus.Seules les personnes retenues seront contactées.Informations sur le processus de sélection: Équipe de recrutement par courriel à carrieres@mifi.gouv.qc.caInformations sur les attributions de l’emploi : M. François Dionne à l’adresse courriel francois.dionne@mifi.gouv.qc.caInformations sur les modalités d’inscription en ligne :Si vous éprouvez des difficultés à postuler en ligne ou si vous croyez nécessaire d’apporter des modifications à votre formulaire pendant la période d’inscription, vous pouvez communiquer avec le Centre d’assistance en dotation pour la région de Québec, au 418 528-7157, ou ailleurs au Québec, au numéro sans frais au 1 866 672-3460.La fonction publique du Québec applique des mesures d’accès à l’égalité en emploi à l’intention des femmes, des membres des minorités visibles et ethniques, des personnes handicapées, des anglophones et des Autochtones.