Réceptionniste de soir

Le CCSE Maisonneuveest un organisme à but non lucratif qui s’investit activement depuis cinquante ans dans le quartier Hochelaga-Maisonneuve, l’Est de la ville et l’ensemble de l’Île de Montréal par son implication sociale auprès de la communauté. Le CCSE Maisonneuve, composé de plus de 2000 membres, a pour mission de créer un milieu de vie où la personne réalise son plein potentiel par le moyen d’activités de loisir.

POSTE OFFERT : RÉCEPTIONNISTE

La personne qui occupe le rôle de réceptionniste incarne l’image de l’organisme. L’emploi de réceptionniste exige une personne incroyablement organisée et courtoise.

Responsabilités

• Accueillir chaleureusement les membres, les professeurs et les visiteurs;
• Maintenir le système de sécurité et de télécommunications;
• Répondre au filtrage et transfert des appels téléphoniques entrants;
• Recevoir et tri du courrier et courriel au quotidien;
• Procéder aux inscriptions sur le logiciel de réservation;
• Procéder aux dépôts des recettes;
• Informer le personnel de l’organisme de l’arrivée des visiteurs;
• Gérer des fournitures de bureau;

En ayant un emploi comme réceptionniste, vous serez le premier point de contact pour l’organisme. Les tâches de la réceptionniste comprennent le soutien administratif dans l’ensemble de l’organisation. Vous accueillerez les membres, les invités et saluerez et informez les personnes qui visitent l’organisme. Vous coordonnerez également les activités de la réception, y compris la distribution de la correspondance et la redirection des appels téléphoniques. Vous procéderez aux inscriptions, aux paiements. Vous serez en soutien à la promotion des activités.

Les compétences du savoir-être pour réussir en tant que réceptionniste, sont essentiellement de faire preuve d’amabilité, de courtoisie, de dynamisme, de polyvalence, de tact et d’organisation. Vous devriez également être en mesure de faire face aux urgences de manière rapide et efficace, tout en rationalisant les opérations de bureau. Les compétences de gestion des priorités et de gestion du stress sont importantes pour ce poste. Ce rôle peut nécessiter de travailler sur des horaires variables, donc la flexibilité est un plus.

Description des tâches

• Accueillir et diriger les employés, les membres et les invités dès leur arrivée dans le bâtiment;
• Diriger les invités vers la personne et le bureau appropriés;
• Répondre, filtrer et transférer les appels téléphoniques entrants;
• Procéder aux inscriptions des activités et de l’entrainement autonome;
• Effectuer les paiements de factures des membres;
• Fournir des informations de base et précises en personne et par téléphone / courriel;
• Recevoir, trier et distribuer les envois / envois quotidiens (répondeur, courriel et courrier);
• Maintenir la sécurité du bureau en suivant les procédures de sécurité et en contrôlant l’accès via la réception;
• Commander des fournitures de bureau et tenir un inventaire des stocks;
• Effectuer d’autres tâches de réceptionniste comme le classement, la photocopie et la télécopie;
• Maintenir le poste de réception et le milieu de vie accueillant;
• Soutenir la coordonnatrice administrative, la technicienne comptable et la direction dans les diverses tâches.

Exigences du poste de réceptionniste

• Expérience de travail éprouvée en tant que réceptionniste, représentant de bureau de réception ou rôle similaire;
• Expérience au service à la clientèle;
• Maîtrise de Microsoft Office Suite;
• Maîtrise du logiciel Sport-Plus (un atout);
• Expérience pratique avec du matériel de bureau (par exemple, système téléphonique complet, télécopieurs et imprimantes);
• Attitude professionnelle et apparence soignée;
• Solides compétences en communication écrite et verbale;
• Capacité d’être ingénieux et proactif lorsque des problèmes surviennent;
• Excellentes compétences organisationnelles;
• Compétences multitâches et de gestion du temps, avec la possibilité de hiérarchiser les tâches;
• Diplôme d’études secondaires;
• Formation supplémentaire en bureautique (un atout);
• Formation 1er soins (un atout);
• Bilingue (un atout).

Compétences et qualifications des réceptionnistes

Communication, écoute, discrétion, professionnalisme, orientation client, organisation.

Conditions d’emploi

Statut :Emploi permanent à temps partiel

Horaire : 25 heures par semaine, généralement du lundi au jeudi de 16h30 à 21h30 et vendredi de 15h30 à 18h30 (incluant un horaire variable selon les besoins, les inscriptions et les événements, être disponible de jour, soir et fin de semaine à l’occasion).

Salaire offert : A partir de 15$/h selon l’échelle salariale en vigueur.

Avantages sociaux : assurances collectives après trois mois, 6 journées mobiles par année, 12 journées fériées par année, vacances après un an., stationnement gratuit.

Entrée en fonction : le plus tôt possible

Pour postuler

Les personnes intéressées à poser leur candidature doivent faire parvenir leur curriculum vitae et leur lettre d’intention par courriel dès maintenant à rh@ccse.ca
Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature. Toutefois, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. Le processus de sélection comprendra un (ou des) test(s) en complément de l’entrevue.