Executive Assistant, Finance | Adjoint ou adjointe de direction, Finances

Job content

Position SummaryThe Executive Assistant, Finance is a key member of the Finance Department. Reporting to the Director of Finance, the Executive Assistant, Finance is responsible for the overall success of the organization by supporting the Director of Finance in meeting the financial regulatory, reporting and governance requirements of the organization.In addition, the Executive Assistant supports some administrative areas outside of Finance, from time to time.Location66 Slater Street, Suite 1200 Ottawa, ONSalary60,000 – 65,000/annumJob Responsibilities

• Manages day to day correspondence and responses (manual & electronic)
• Prepares regular financial reporting (Word/Excel) including financial statements, internal and external reporting requirements (policy compliance reporting, annual incorporation filing, annual property tax remittance), and Power Point presentations
• Prepares and distributes material (PDF) for meetings and conference calls of the Board of Directors for three entities, the Finance Committee, Investment Steering Subcommittee, Enterprise Risk Subcommittee, Audit Committee, and other special committees or task forces as organized from time to time
• Prepares and distributes minutes of meetings (previously mentioned) for the Director of Finance (by means of audio recording)
• Maintains meeting calendars and scheduling of previously mentioned meetings for the Director of Finance
• Manages arrangements for remote (video call set up) or in-person (travel, meal, and hotel arrangements) meetings on behalf of the Director of Finance
• Assists the Director of Finance in the preparation of financial documents, memos, policies, manuals, and any other correspondence required to support Finance department and other financial requirements
• Coordinates files sent to/from and administers all off-site storage files for the CBA
• Supports the Annual Budget through work on and tracking of progress of the annual budget from initial planning to finalization in the accounting system (including all stages of communication, reporting and revision)
• Coordinates and prepares all budget request and notification letters, with backup
• Maintains budget versions, files, and folders; prepares budget submission documents, and final reporting to the Finance Committee and the Board of Directors
• Manages production and distribution of the budget book for CBA, CBF and LFFF
• Maintains SharePoint and other sites for Committee/Subcommittee materials
• Updates and maintains a complete filing system for Finance and Administration
• Prepares CBA National Organizational Handbook
• Responds to inquiries and investigations
• Assists with yearly audit preparation
• Supports the Manager of Finance and Manger of Reporting and Projects with financial correspondence and deliverables
• Assists with administration-related work managed in other departments (as needed)
• Exercises a high standard of confidentiality regarding documents of a sensitive nature; and
• Assists with and directly manages key relationships.

Key Relationships

• Internal Staff: Has regular contact on financial and administrative matters with the Chief Executive Officer, CBA’s staff Directors, Finance, and support staff.
• Volunteer/Member: Has regular contact with Members of the Finance Committee, Investment Steering Subcommittee, Enterprise Risk Subcommittee, Audit Committee, and other special committees or task forces as organized from year to year.
• External: Government Departments and Agencies, Auditors, External Representatives or Consultants (related to Finance, Pension, Insurance, etc) CBA Officers, Committee and Subcommittee members, Branch Presidents, and Executive Directors.

Qualifications

• Minimum Educational Requirements:
• University Degree or equivalent experience preferred.
• Minimum Experiential Requirements:
• 5-years’ experience in a similar role.
• Exceptional interpersonal skills; tact, patience, diplomacy, confidentiality, and integrity
• Proven ability to set and manage expectations across all areas of the organization
• Proven ability to prioritize work requirements and deadlines, as well as initiate follow through with meticulous attention detail
• Ability to deal with simultaneous varied and complex issues
• Exceptional time management and organizational skills
• Proficient in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Proficient with Adobe Pro
• Excellent grammar and mathematical skills.
• Able to work with minimum supervision.
• Capability of working under pressure.
• Available for overtime and travel as circumstances dictate.
• Experience in a fast-paced Non-Profit or Charity environment is an asset
• Bilingualism is an asset

ImpactThe individual in this position must possess significant time management and administration skills, be well organized, accurate and discreet. The incumbent must be an above average contributor, who is positive, professional, and responsive in a busy, volunteer driven Association.Consequence of errors in financial reporting or other matters can have serious negative impact on the organization. Most responsibilities of this position are deadline driven, thus, the inability to meet specific deadlines can be detrimental. Timing activities is crucial in most instances.Interested applicants must submit a cover letter and resume.We sincerely thank all applicants for their interest; however, we will only contact those under consideration. All applicants are encouraged to join the CBA Talent Community which establishes a list that may be considered for similar positions of various tenures.The CBA is committed to the principles of equity, diversity, and inclusion in its learning, work environments and in its operations. We encourage applications from traditionally marginalized groups. We believe in and promote the rights of all persons with disabilities as outlined in the Ontario Human Rights Code and the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA 2005) and its related Accessibility Standards Regulations. To meet this obligation, the CBA will make appropriate accommodations available upon request. Please inform the CBA, in advance, of the need for accommodation(s) during the recruitment and selection process to ensure your equal participation. Requests can be made by email to HR (@) cba.org.Sommaire du posteL’adjoint ou l’adjointe de direction joue un rôle clé au sein du service des Finances et relève de la directrice des Finances. Par son appui à la directrice des Finances à répondre aux exigences financières en matière de réglementation, de rapports et de gouvernance, le ou la titulaire du poste porte la responsabilité de la réussite globale de l’organisation.En outre, il ou elle appuie aussi certains secteurs administratifs à l’extérieur du service des Finances, de temps à autre.Lieu66, rue Slater, bureau 1200, Ottawa (Ontario)Traitement salarial60 000 $ à 65 000 $/annéeResponsabilités

• Traiter la correspondance et les réponses quotidiennes (physiques et électroniques).
• Préparer des rapports financiers périodiques (dans Word et Excel), comme les états financiers, les rapports internes et externes obligatoires (p. ex., rapports sur la conformité aux politiques, documents annuels relatifs au statut de société, versement de l’impôt foncier annuel) et des présentations PowerPoint.
• Préparer et distribuer le matériel (documents PDF) pour les réunions et les conférences téléphoniques du Conseil d’administration pour trois entités ainsi que pour le Comité des finances, le Sous-comité directeur des investissements, le Sous-comité de gestion des risques d’entreprise, le Comité de la vérification et d’autres groupes de travail et comités spéciaux formés au fil du temps.
• Préparer et distribuer les procès-verbaux des réunions susmentionnées pour la directrice des Finances (sous forme d’enregistrement audio).
• Tenir à jour les calendriers et la programmation des réunions susmentionnées pour la directrice des Finances.
• Gérer les préparatifs pour les réunions à distance (préparation des appels vidéo) et en personne (déplacements, repas et hébergement) pour la directrice des Finances.
• Aider la directrice des Finances dans la préparation des documents financiers, notes de service, politiques, manuels et autres documents nécessaires au bon fonctionnement du service des Finances et au respect des exigences financières.
• Coordonner l’envoi et la réception de fichiers tenus en entreposage externe par l’ABC et gérer ces fichiers stockés à l’externe.
• Travailler au budget annuel et en suivre la progression, de la planification initiale aux dernières étapes dans le système de comptabilité (ce qui comprend toutes les phases de communication, de rapport et de révision).
• Coordonner et préparer toutes les lettres d’avis et de demande de budget, avec copie de sauvegarde.
• Conserver les versions, fichiers et dossiers du budget; préparer les documents de présentation du budget et le rapport final destinés au Comité des finances et au Conseil d’administration.
• Gérer la production et la distribution du livre budgétaire pour l’ABC, la Fondation du Barreau canadien et le Fonds pour le Droit de demain.
• Tenir à jour SharePoint et d’autres sites en y versant les documents des comités et des sous-comités.
• Tenir à jour un système de classement complet (documents financiers et administratifs).
• Préparer le Manuel de l’organisation nationale de l’ABC.
• Répondre aux questions et collaborer aux enquêtes.
• Participer à la préparation de la vérification annuelle des états financiers.
• Épauler la directrice des Finances et le directeur ou la directrice des Rapports et des Projets dans la gestion de la correspondance financière et des éléments livrables.
• Prêter main-forte à d’autres services pour des tâches administratives (au besoin).
• Traiter les documents de nature délicate avec une grande discrétion.
• Aider à l’établissement des contacts avec les principales relations, et les gérer directement.

Principales relations

• Personnel : communication régulière sur des questions financières et administratives avec la chef de la direction, les directeurs et directrices du personnel de l’ABC, le personnel des Finances et le personnel de soutien.
• Bénévoles/membres : communication régulière avec les membres du Comité des finances, du Sous-comité directeur des investissements, du Sous-comité de gestion des risques d’entreprise, du Comité de la vérification et d’autres groupes de travail et comités spéciaux formés au fil des ans.
• Contacts externes : communication avec des ministères et organismes gouvernementaux, des vérificateurs et vérificatrices, des représentants et représentantes externes ou des consultants et consultantes (domaines de la finance, des régimes de retraite, de l’assurance, etc.), des administrateurs des comités de direction de l’ABC, des comités et des sous-comités, des présidentes et présidents de divisions, et des directeurs généraux et directrices générales.

Qualités requises

• Éducation
• Diplôme universitaire ou expérience équivalente, un atout.
• Expérience professionnelle
• Cinq années d’expérience dans des fonctions semblables.
• Excellent sens des relations humaines; tact, patience, diplomatie, confidentialité et intégrité.
• Capacité avérée à établir et à gérer les attentes dans tous les secteurs de l’organisation.
• Capacité avérée à hiérarchiser les tâches afin de respecter les délais, ainsi qu’à amorcer leur suivi, avec un grand souci du détail.
• Capacité de gérer plusieurs problèmes variés et complexes de front.
• Sens exceptionnel de l’organisation et de la gestion du temps.
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Maîtrise d’Adobe Pro.
• Excellentes compétences en grammaire et en mathématiques.
• Capacité de travailler avec peu de supervision.
• Capacité de travailler sous pression.
• Disposition à faire des heures supplémentaires et à voyager au besoin.
• Expérience dans un milieu dynamique du secteur caritatif ou sans but lucratif, un atout.
• Bilinguisme, un atout.

InfluenceLa personne choisie doit avoir de solides compétences en administration et en gestion du temps, et être bien organisée, minutieuse et discrète. Elle doit se démarquer par son implication et afficher une attitude positive, professionnelle et réactive au sein d’une association très active et basée sur le bénévolat.Toute erreur dans les rapports financiers ou à tout autre égard peut avoir de graves conséquences pour l’organisation. De plus, la plupart des tâches associées à ce poste sont assujetties à des échéances, dont le non-respect peut s’avérer problématique. En général, il est essentiel de bien planifier le temps à consacrer aux activités.Les candidats et les candidates qui souhaitent postuler doivent nous faire parvenir leur curriculum vitæ et une lettre de présentation.Nous remercions sincèrement tous les candidats et candidates de leur intérêt; toutefois, nous ne communiquerons qu’avec ceux et celles dont la candidature est retenue. Tous les candidats sont encouragés à se joindre à la Communauté de talents de l’ABC qui sert à établir une liste de candidats et candidates pouvant être considérée pour des postes similaires de diverses durées.L’ABC s’engage à respecter les principes d’équité, de diversité et d’inclusion dans ses formations, dans ses milieux de travail et dans ses activités. Nous encourageons les candidatures de groupes traditionnellement marginalisés. Nous croyons aux droits de toutes les personnes handicapées et en faisons la promotion, comme le stipulent le Code des droits de la personne de l’Ontario, la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les règlements connexes sur les normes d’accessibilité. Afin de respecter ces obligations, l’ABC met en place des mesures d’adaptation appropriées sur demande. Veuillez informer l’ABC, à l’avance, de vos besoins en matière de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement et de sélection afin de garantir votre participation égale. Ces demandes peuvent être communiquées par courriel à hr (@) cba.org.PI194831042