Justice Officer 3 (Clerk 5)/Justice Officer 3 (Clerk 5)

À notre sujet

La Division des services judiciaires du ministère de la Justice de la Nouvelle-Écosse se consacre à offrir d’excellents services et à assurer l’administration juste et accessible de la justice, y compris l’administration des tribunaux et de la sécurité. La Division offre du soutien administratif aux tribunaux suivants : Cour d’appel de la Nouvelle-Écosse; Cour suprême de Nouvelle-Écosse (y compris à la Division de la famille); Cour provinciale; Tribunal de la famille; Cour des petites créances; Tribunal des successions; Tribunal de la faillite. Pour aborder les cas individuels, les tribunaux agissent indépendamment du gouvernement. Pour en savoir plus sur les services judiciaires du ministère de la Justice, veuillez consulter notre site Web à l’adresse suivante : novascotia.ca/just/Court_Services/Default-fr.asp

Au sujet de cet emploi

En tant qu’agent de justice 3, vous serez chargé de la coordination et de la gestion des audiences tenues à toutes les instances de la Cour et vous fournirez un soutien aux juges et assurerez la liaison entre ces derniers et les membres du personnel des agences d’application de la loi, les responsables de la profession juridique et le public. De plus, vous assumerez le rôle de greffier de la Cour dans tous les tribunaux, y compris pour les jurys, et vous exercerez des fonctions judiciaires et quasi-judiciaires comme juge de paix. Vous effectuerez vos tâches conformément à la loi sur les fonctionnaires de la cour (Court Officials Act).

Responsabilités principales

• Assurer le contrôle des pièces à conviction, établir le calendrier et effectuer le suivi des procès.
• Préparer des ordonnances du tribunal et des dossiers de la Cour et les distribuer.
• Assurer la gestion des documents, la collecte de données statistiques et la comptabilité générale.
• Examiner les documents, mettre en application les lois, les statuts, les politiques et les procédures pertinents et déterminer les mesures correctives quand cela est nécessaire.
• Former et encadrer les nouveaux employés quant aux activités opérationnelles quotidiennes.
• Assurer la liaison avec les juges et les responsables de la profession juridique.
• Établir le calendrier des procès et répondre aux demandes de renseignements du public.
• Vous pouvez être tenu d’assister aux audiences, d’exercer des fonctions liées aux audiences et de remplir les fonctions d’un juge de paix. Vous exercerez vos fonctions conformément à la loi sur les fonctionnaires de la cour (Court Officials Act).
• Coordonner et gérer les audiences tenues à toutes les instances de cour.
• Fournir un soutien confidentiel en matière de secrétariat, d’administration et d’organisation aux juges.
• Assumer le rôle de greffier de la Cour dans tous les tribunaux, y compris pour les jurys, et exercer des fonctions judiciaires et quasi-judiciaires comme juge de paix.
• Exercer peut-être des fonctions dans le domaine de l’administration des tribunaux.
• Sous la direction du juge, rédiger et préparer des ordonnances complexes découlant des audiences du tribunal, examiner les lois, les statuts, les politiques et les procédures pertinents à tous les documents du tribunal et les mettre en application.
• Enregistrer et transcrire toutes les procédures judiciaires au moyen d’un équipement d’enregistrement électronique.

À votre sujet

En tant qu’agent de justice 3, vous aurez deux ans d’études postsecondaires dans une discipline connexe et cinq ans d’expérience pertinente dans un environnement juridique. Une combinaison équivalente de formation et d’expérience avec une connaissance du système de justice sera acceptable. Le présent poste est désigné bilingue, ce qui exige la capacité de communiquer avec aisance en anglais et en français. Pour ce poste, vous devrez avoir de l’expérience et des compétences en matière de dactylographie, de traitement de texte, de transcription et d’autres applications informatiques courantes. De plus, vous devrez posséder d’excellentes compétences en matière de relecture, d’orthographe et de grammaire et devrez connaître les principes généraux de la comptabilité. Vos grandes capacités organisationnelles, votre souci du détail, vos solides aptitudes à établir des priorités ainsi que votre capacité à travailler avec vitesse et exactitude contribueront à la réalisation de diverses tâches tout en respectant des échéanciers serrés. Vous devrez être en mesure de travailler de façon autonome et en équipe. Vous devrez être juste et impartial envers tous les clients, maintenir un haut degré de confidentialité et exercer vos excellentes compétences interpersonnelles et de communication lorsque vous traiterez avec des personnes difficiles dans des situations complexes, délicates et stressantes. Vous devrez impérativement faire preuve de tact et de discrétion.

Vous devrez connaître et bien comprendre les règles et les statuts qui régissent les tribunaux et avoir de bonnes connaissances pratiques des documents juridiques, des formulaires, des procédures judiciaires et de la terminologie juridique. En plus de vos compétences en matière de recherche juridique, vous devrez avoir beaucoup d’initiative et une facilité à résoudre des problèmes et accepter volontiers de nouvelles responsabilités.

Une formation ou une expérience en matière de médiation et de résolution de conflits constitue un atout. De l’expérience en droit de la famille constitue aussi un atout.

Nous évaluerons les qualités ci-dessus à l’aide d’un ou de plusieurs des outils suivants : examen écrit, test de dactylographie, test standardisé, présentation orale, entrevue et vérification des références.

Autres considérations

• Les candidats pourraient avoir à suivre une formation sur la sécurité des armes à feu quant à la manipulation des pièces à conviction et devront réussir l’examen d’agrément en transcription de la Nouvelle-Écosse.
• Une enquête de sécurité approfondie est requise pour les personnes de l’extérieur du gouvernement.
• Les activités de recrutement pour les postes de soutien judiciaire comprendront un test de dactylographie et de grammaire.

Il s’agit d’un poste bilingue à durée déterminée situé à Port Hawkesbury dont la date de fin prévue est le 28 février, 2025. Le type de poste (temporaire ou à durée déterminée) dépend de la date de début du candidat retenu et de la durée totale du poste vacant conformément à la convention collective.

Le 6 octobre 2021, le gouvernement de la Nouvelle-Écosse a annoncé que la vaccination complète est une condition d’emploi pour tous les nouveaux employés. Vous pouvez lire le communiqué de presse (en anglais seulement) ici : novascotia.ca/news/release/?id=20211006005.

Le genre masculin est utilisé dans la présente offre d’emploi comme genre neutre.

Classification: CL 24

Justice Officer 3 (Clerk 5)/Justice Officer 3 (Clerk 5)

Competition # 34164

Justice Officer 3 (Clerk 5)/Justice Officer 3 (Clerk 5), Term, PORT HAWKESBURY

Justice

Posting Closing Date: 07-Feb-22

About Us

The Court Services Division of the Nova Scotia Department of Justice is dedicated to excellent service and the provision of fair and accessible administration of justice, including court administration and security.

The Division provides administrative support to the courts listed: Nova Scotia Court of Appeal, Supreme Court of Nova Scotia (including Family Division), Provincial Court, Family Court, Small Claims Court, Probate Court and Bankruptcy Court. The courts act independently from the government to address individual cases.

About Our Opportunity

As the Justice Officer 3, you will coordinate and manage court hearings held in all levels of Court, provide support to the Judiciary, and act as the liaison between the Judiciary, and members of law enforcement agencies, the legal profession, and the public. You will also act in the role of the clerk of the Court in all courts, including jury sitting and performs judicial and quasi-judicial duties as a Justice of the Peace. You will perform your duties in accordance with, and as assigned under, the Court Officials Act.

Primary Accountabilities

• Exhibit control, scheduling and monitoring cases
• Preparation and distribution of court orders and dockets
• Document management, statistical data collection, and general accounting
• Scrutinize documents, apply relevant Acts, statutes, policies and procedures and determine corrective measures
• Train and mentor new staff in a day to day operational activities
• Liaise with the Judiciary and legal profession
• Schedule Court cases and respond to inquiries and information requests from the public.
• You may be required to attend Court, perform Court-related functions and perform the duties of a Justice of the Peace. You will perform your duties in accordance with and as assigned under the Court Officials Act.
• Coordinating and managing court hearings held in all levels of Court
• Providing confidential secretarial, administrative and organizational support to the Judiciary
• Act in the role of the clerk in all courts, including jury sitting and performing judicial and quasi-judicial duties as a Justice of the Peace
• You may be required to perform duties in Court Administration
• Under the Judge’s direction, you will draft and prepare complex orders arising from court hearings, review and apply relevant acts, statutes, policies and procedures to all court documentation
• Recording and transcribing all court proceedings by means of electronic recording equipment

About You

As the successful Justice Officer 3, you will have two years of post-secondary education in a related discipline plus five years related experience in a legal environment; an equivalent combination of training and experience with exposure to the justice system will be acceptable. This position is designated bilingual so requires fluency in English and French. For this position, your experience and competency in keyboarding, word processing, transcribing, and other standard computer applications are required. You will also possess excellent proofreading, spelling, and grammar skills, and have a knowledge of general accounting principles. Your superior organizational abilities, detail-oriented, strong prioritizations skills, with a combination of speed and accuracy, assist with your attention to detail for a variety of tasks while meeting tight deadlines. You’re able to work independently and as part of a team. You must be fair and impartial to all clients using a high degree of confidentiality while exercising your excellent interpersonal and communication skills when dealing with difficult people in complex, sensitive and stressful situations. Tact and discretion are essential.

You must demonstrate an understanding and knowledge of the Rules and Statutes that govern the courts as well as a sound working knowledge of legal documents, forms, court procedures and legal terminology. In conjunction with legal research skills, you will demonstrate a high level of initiative and problem-solving abilities and readily accept responsibilities.

Training and/or experience in mediation and non-conflict resolution would be considered an asset. Experience in family law would also be considered an asset.

We will assess the above qualifications using one or more of the following tools: written examination, typing test, standardized tests, oral presentations, interview(s), and reference checks

Other Considerations:

• Candidates may be required to obtain training in Firearms Safety in relation to handling evidence and will be required to successfully complete the Nova Scotia Certified Transcribers qualification.
• This position will require an enhanced level of security screening for an external application.
• Recruitment activities for Judicial Support opportunities will include a typing and grammar assessment.

This is a Term bilingual position based in Port Hawkesbury with a projected end date of Feb 28, 2025. The appointment status (‘term’, ‘temporary’) is dependent on the start date of the successful candidate and the overall duration of the vacancy in accordance with the collective agreement.

On October 6, 2021 the Government of Nova Scotia announced full vaccination will be a condition of employment for new staff being hired. View the news releasehere.