Adjointe - Adjoint administrative

L’équipe des opérations transports chez Stantec est actuellement engagée dans de nombreux projets et contrats d’importance avec plusieurs de nos clients tels que le MTQ, la Ville de Montréal, EXO, l’ARTM, la STM. Nos équipes sont impliquées sur des projets de conception routière, en planification des transports, en maintien de la circulation, en aéroportuaire et en contrôle de projet.

Les activités Transport sont sous la responsabilité de notre Directrice principale des opérations transport pour la région métropolitaine qui a sous sa charge - entre autre - la gestion financière, administrative et la communication de nos projets – nous sommes donc à la recherche d’une ou d’un adjointe-adjoint administratif pour accompagner la directrice dans la gestion quotidienne des projets, des équipes et des clients.

Si vous êtes une personne intéressée à vous impliquer dans une compagnie qui joue un rôle concret dans la collectivité en participant aux projets qui façonnent le futur de Montréal et du Québec, alors ce rôle est pour vous. Notre poste est basé au bureau de Laval .

Faites partie d’une importante firme d’ingénierie qui réunit 22 000 employés travaillant dans plus de 400 bureaux et qui est reconnue parmi les meilleurs employeurs au monde. Stantec au Québec, c’est une équipe de 1500 personnes réparties dans 15 bureaux, qui peut compter sur un leadership local fort et engagé.

Votre quotidien chez Stantec

Dans ce rôle, vous agirez sur plusieurs volets avec pour but d’accompagner la directrice dans ses opérations. Entre autre vous serez impliqués dans :

Gestion financière

• Procéder aux commandes d’équipements de bureau et assurer l’approbation des factures;
• Offrir le support pour le traitement des feuilles de temps et des comptes de dépenses;
• S’acquitter de diverses tâches comptables simples;
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de gestion;

Administration

• Recueillir de l’information et préparer des documents pour les discussions présentations;
• Participer au développement et à l’amélioration des processus internes;
• Effectuer la relecture et validation des contrats avant signature;
• Participer à l’élaboration d’offres de services;
• Coordonner et participer au transfert des CV sous SMKC;
• Collaborer avec le département de Marketing pour l’élaboration et mise à jour de fiche projet;
• Assurer la gestion des fournisseurs (EPI, papeterie)
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers tout en assurant l’aspect confidentiel de plusieurs d’entre eux;
• S’assurer de l’approbation de documents et requêtes;
• Relire, réviser et corriger des documents, lettres, rapports, devis, etc.;
• Assister aux réunions, prendre les notes et rédiger les procès-verbaux;
• Suivi des formations et certificats par employés (à transmettre aussi à Learning group);
• Supporter l’équipe au niveau des opérations dont les suivis santé et sécurité;
• Maintenir à jour certains documents (organigrammes du groupe, CV, groupe courriel etc.);
• S’occuper de la logistique des réunions, des inscriptions aux formations, des voyages d’affaires, location de véhicules, et évènements spéciaux organisés pour le groupe;
• Coordonner l’arrivée et l’intégration de nouveaux employés;
• Suivi de l’occupation des espaces de bureaux et du parc informatique;
• Répondre aux demandes de renseignements reçues par téléphone et par courriel transmettre les messages le cas échéant;

Communications

• Coordonner la circulation des renseignements à l’interne et avec d’autres services et organismes (MTQ, normes, etc.);
• Assurer le suivi et l’acheminement de l’information lors d’absence d’une ressource.

Ce que vous apportez

• Formation en bureautique;
• 3 ans d’expérience minimum;
• Très bonne connaissance de la suite Office (Word, Excel, MsProject);
• Capacité démontrée de rédaction en français ;
• Bilinguisme (un atout);
• Motivation et ponctualité ;
• Esprit d’équipe;
• Attitude positive;
• Autonomie et initiative.

Ce que nous offrons

• Poste régulier à temps plein: 37,5 h/semaine;
• Rémunération concurrentielle;
• Régime flexible d’assurance collective;
• REER collectif;
• Régime d’actionnariat des employés;
• Programme de formation et de développement des compétences.

Emploi: Adjointe administrative exécutive

Emplacement principal: Canada-Québec-Laval

Statut de l’employé: Régulier

Niveau d’emploi: Employé

Déplacements: Non

Horaire: Temps plein

Req ID: 210002GK

#FR

Stantec provides equal employment opportunities to all qualified employees and applicants for future and current employment and prohibit discrimination on the grounds of race, color, religion, sex, national origin, age, marital status, genetic information, disability, protected veteran status, sexual orientation, gender identity or gender expression. We prohibit discrimination in decisions concerning recruitment, hiring, referral, promotion, compensation, fringe benefits, job training, terminations or any other condition of employment. Stantec is in compliance with local, state and federal laws and regulations and ensures equitable opportunities in all aspects of employment. EEO including Disability/Protected Veterans