Assistant administratif de projet / Project Administrative Assistant

Assistant administratif de projet / Project Administrative Assistant

A propos de Progesys

• Progesys est une firme reconnue en gestion de projets industriels et leurs transitions optimales de la construction à l’opération. La société est basée à Laval (Canada) depuis 2002 et possède des bureaux aux États-Unis, au Brésil, au Moyen-Orient et en Asie.

Description du poste

Sous la responsabilité du Supérieur Immédiat, le rôle du candidat sera d’assister le gestionnaire de projet dans les fonctions administratives du projet conformément aux procédures du projet.

Tâches reliées au poste :

• Traitement de texte. Dactylographier les documents de la section désignée et les documents prioritaires du projet.

• Distribution ; Veiller à ce que le courrier entrant, les documents et les télécopies destinés à votre service parviennent rapidement à la bonne personne. Les documents sortants doivent être clairement codés.

• Photocopie ; Faire des copies urgentes si nécessaire. Les copies de masse doivent être effectuées par le service de contrôle des documents.
• Messages téléphoniques; Prendre les messages pour les personnes de votre secteur et les enregistrer sur les blocs de messages téléphoniques.

• Organiser le système d’archivage du bureau de la direction du projet, mettre en place et maintenir un système d’archivage efficace en utilisant les numéros de système d’archivage désignés, ainsi que des dossiers supplémentaires si nécessaire.

• Réserver des salles de conférence ou de réception selon les besoins.

• Organiser les rafraîchissements pour les réunions/fonctions, le cas échéant.
• Envoyer des courriers électroniques si nécessaire.
• Assister le chef de projet dans l’application des procédures administratives relevant de ses responsabilités directes.
• Assurer toutes les activités de secrétariat du bureau du directeur de projet, y compris les activités suivantes.
• Coder, classer et récupérer les documents, en collaboration avec le service de contrôle des documents.
• Préparer les lettres de réponse pour les questions de routine.
• Contrôler l’établissement et la tenue d’un registre de contrôle de l’ensemble de la correspondance, des mémorandums, des rapports et autres documents officiels émanant du projet, tel qu’il est tenu par le contrôle des documents.

Qualifications requises

• DEC dans un domaine pertinent.
• Minimum 2 ans d’expérience dans un rôle similaire
• Expérience en rédaction de manuels, procédures et autres documents de projet
• Grand sens des responsabilités et un intérêt marqué à acquérir de nouvelles connaissances
• Solides capacités d’analyse, de logique et de raisonnement pour traitement l’information
• Minutie, leadership, autonomie et sens de l’organisation
• Capacité à travailler en équipe et dans un environnement en constante évolution
• Bilingue: français et anglais (écrit et parlé) (le bilinguisme est requis pour cette position puisque l’employé devra communiquer avec des parties prenantes ne parlant pas le français)

Vous désirez joindre une entreprise en pleine croissance qui valorise le développement professionnel et personnel de ses employés ? Vous désirez travailler avec une équipe dynamique où vous pouvez relever des défis intéressants ? Nous attendons votre candidature dès maintenant !

Merci pour votre intérêt. Veuillez noter que seules les candidatures retenues seront contactés.