AIRBUS CANADA - Support administratif à l’immigration (temp 12 mois) - Administratif support immigration (temp 12 months)

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Airbus est un pionnier international de l’industrie aérospatiale. Nous sommes un leader dans la conception, la fabrication et la livraison de produits, services et solutions aérospatiaux à des clients à l’échelle mondiale. Nous visons un monde mieux connecté, plus sûr et plus prospère.

Constructeur d’avions commerciaux, avec des divisions Espace et Défense ainsi que des hélicoptères, Airbus est la plus grande entreprise aéronautique et spatiale en Europe et un leader mondial.

Chez Airbus Canada, nos collaborateurs travaillent ensemble à faire évoluer la mobilité partout dans le monde, une bonne idée après l’autre. Si vous avez une bonne idée, nous avons l’environnement pour qu’elle devienne un produit unique ou une expérience client exceptionnelle. Vos idées sont notre énergie.

Dans vos fonctions, vos activités principales seront:

• Gérer les courriels dans le cadre de demandes en immigration et en mobilité afin d’assurer une réponse rapide aux demandes des parties prenantes internes ainsi que des fournisseurs externes ; proposer des réponses et/ou répondre de manière autonome le cas échéant;

• Assurer le suivi des actions confiées à son équipe directe;

• Organiser l’agenda, si nécessaire, en faisant les changements nécessaires en fonction des priorités quotidiennes ;

• Gérer les appels téléphoniques, assurer le suivi si nécessaire ;

• Répondre aux demandes d’information, planifier les réunions, préparer la documentation nécessaire et assurer les actions de suivi qui s’ensuivent ;

• Maintenir le calendrier de gouvernance de son équipe et s’assurer que toutes les échéances liées aux gouvernances des groupes sont respectées ;

• Participer à la création de mémos, corriger et traduire divers documents;

• Assister dans la préparation de documentation pour nos voyageurs d’affaires et mobilités à l’interne, i.e. permis de travail, etc.;

• Maintenir des contacts avec divers rapports directs, ainsi qu’avec les membres de la haute direction d’Airbus Canada et d’Airbus Europe;

• Faire les comptes de dépenses en utilisant les outils appropriés (y compris la coordination du remboursement des dépenses avec nos fournisseurs de services ; et

• Effectuer toutes autres tâches pertinentes liées à sa fonction.

En tant que candidat idéal,

• Vous possédez un minimum de 5 ans d’expérience pertinente directement liée au soutien administratif ;

• Vous avez une solide connaissance des outils bureautiques (Google Suite) ;

• Vous avez d’excellentes capacités de communication en français et en anglais (écrit et parlé) ;

• Vous démontrez une capacité à planifier, à organiser et à établir des priorités, à prendre des initiatives, à exercer un bon jugement, à anticiper les besoins et les exigences ainsi qu’à travailler sous des contraintes de temps/de pression ;

• Vous faites preuve de discrétion, vous savez travailler en équipe, vous êtes orienté(e) vers le client, vous appréciez le souci du détail et vous avez la capacité de travailler au sein d’une équipe polyvalente et multiculturelle.

• Vous êtes bilingue français et anglais (parlé et écrit)

L’utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n’a aucune intention discriminatoire.

Airbus Canadasouscrit au principe d’équité en matière d’emploi et encourage les femmes, les autochtones, les personnes handicapées et les membres des minorités visibles à soumettre leurs candidatures.

Airbus is an international pioneer in the aerospace industry. We are a leader in the design, manufacture and delivery of aerospace products, services and solutions to customers worldwide. We aim for a better connected, safer and more prosperous world.

Manufacturer of commercial aircraft, with Space and Defense divisions as well as Helicopters, Airbus is the largest aeronautics and Space Company in Europe and a world leader.

At Airbus Canada, our people work together to make mobility evolve around the world, one good idea after another. If you have a great idea, we have the environment for it to become a unique product or a great customer experience. Your ideas are our energy.

In your duties, your main activities will be:

• Manage emails in the context of immigration and mobility requests to ensure a rapid response to requests from internal stakeholders as well as external suppliers; propose answers and/or respond independently if necessary;

• Ensure monitoring of actions entrusted to your direct team;

• Organize the agenda, if necessary, making the necessary changes based on daily priorities;

• Manage phone calls, follow up if necessary;

• Respond to requests for information, plan meetings, prepare the necessary documentation and ensure subsequent follow-up actions;

• Maintain your team’s governance calendar and ensure that all deadlines related to group governance are met;

• Participate in the creation of memos, correct and translate various documents;

• Assist in the preparation of documentation for our business travelers and internal mobility, i.e. work permits, etc.;

• Maintain contacts with various direct reports, as well as members of senior management of Airbus Canada and Airbus Europe;

• Prepare expense accounts using appropriate tools (including coordinating expense reimbursement with our service providers; and

• Perform all other relevant tasks related to his position.

As the ideal candidate,

• You have a minimum of 5 years of relevant experience directly related to administrative support;

• You have a solid knowledge of office tools (Google Suite);

• You have excellent communication skills in French and English (written and spoken);

• You demonstrate an ability to plan, organize and prioritize, take initiative, exercise good judgment, anticipate needs and requirements as well as work under time/pressure constraints;

• You demonstrate discretion, you know how to work in a team, you are customer-oriented, you appreciate attention to detail and you have the ability to work within a versatile and multicultural team

• You are bilingual, French & English (written and spoken)

The use of the masculine gender has been adopted for ease of reading and has no discriminatory intent.

Airbus Canada subscribes to the principle of employment equity and encourages women, aboriginals, persons with disabilities and members of visible minorities to apply.

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Airbus Canada Limited Partnership Fixed term Professional Support to Management

By submitting your CV or application you are consenting to Airbus using and storing information about you for monitoring purposes relating to your application or future employment. This information will only be used by Airbus.
Airbus is committed to achieving workforce diversity and creating an inclusive working environment. We welcome all applications irrespective of social and cultural background, age, gender, disability, sexual orientation or religious belief.

Airbus is, and always has been, committed to equal opportunities for all. As such, we will never ask for any type of monetary exchange in the frame of a recruitment process. Any impersonation of Airbus to do so should be reported to emsom@airbus.com .

At Airbus, we support you to work, connect and collaborate more easily and flexibly. Wherever possible, we foster flexible working arrangements to stimulate innovative thinking.