AGENT (E) ADMINISTRTIF (VE) HOPITAL CHARLES-LE MOYNE / LABORATOIRE DE NUIT

Job content

Description Du Poste

Le Centre intégré de santé et de services sociaux de la Montérégie-Centre (CISSSMC) a une vision fortement axée sur l’humanisation des soins et des services. Tous évoluent dans un écosystème qui aspire à être bienveillant, digne de confiance et accessible. Les usagers et leurs proches demeurent au cœur des priorités.

Le CISSSMC, c’est une organisation qui sait viser juste pour atteindre ses objectifs et créer des conditions gagnantes pour l’épanouissement de ses 13 000 employés et 800 médecins. Située au cœur de la Rive-Sud de Montréal, notre organisation regroupe plus d’une quarantaine d’installations, dont l’Hôpital Charles-Le Moyne, l’Hôpital du Haut-Richelieu, l’Institut Nazareth et Louis-Braille plusieurs CHSLD et CLSC, des GMF-U, une maison de naissance, des centres de néphrologie, etc.

Le CISSSMC chapeaute plusieurs mandats régionaux en plus d’être un milieu d’apprentissage diversifié pour les étudiants de niveau universitaire, collégial et professionnel. Notre organisation est reconnue pour son affiliation universitaire avec l’Université de Sherbrooke et son lien d’affiliation avec l’Université de Montréal ainsi que pour ses deux centres de recherche réputés.

Si notre vision vous va DROIT AU COEUR, nous avons l’emploi pour vous.

Horaire de travail : Minuit à 8h

Laboratoires visés : Hôpital Charles-Le Moyne

Préparation

DESCRIPTION DES TÂCHES :

• Saisir dans le programme informatique les données démographiques des clients pour chaque requête reçue au secrétariat en priorisant les demandes urgentes;
• Créer un nouveau dossier pour les clients qui ne sont pas déjà inscrits dans le système informatique;
• Créer le numéro de dossier manquant après vérification dans le système pour s’assurer que le client n’est pas déjà inscrit dans la base de données;
• Inscrire et bien vérifier que chaque analyse soit saisie dans le système informatique du laboratoire (SIL);
• Corriger les erreurs relatives aux données démographiques en contactant le service des archives médicales;
• Contacter le médecin ou la clinique médicale afin d’obtenir les renseignements manquants ou compléter les renseignements fournis;
• Regrouper les dossiers : pour les clients ayant deux (2) dossiers différents, éliminer le doublon dans le programme informatique;
• Faire le suivi de tous les résultats d’analyses demandées par les médecins de l’extérieur en vue de l’envoi par la poste;
• Préparer les enveloppes pour les envois de résultats aux médecins de l’extérieur.
  

Transmission

• Résultats d’analyses pour le service de biochimie et hématologie : imprimer les rapports d’analyses;
• Trier et faxer au besoin tous les résultats qui sortent de l’imprimante « STAT »;
• Acheminer les rapports d’analyses aux unités de soins via le pneumatique;
• Acheminer les résultats aux résidences, bureaux, cliniques médicales et CLSC du centre hospitalier;
• Acheminer les résultats aux médecins de l’extérieur, par la poste, une fois /semaine;
• Séparer les copies selon les médecins requérants : médecins du centre hospitalier et médecins de l’extérieur;
• Transmettre les résultats par télécopieur ou téléphone lorsque requis ou lorsque positifs en indiquant la date, l’heure, le nom de l’interlocuteur et les initiales de l’expéditeur aux cliniques médicales, bureaux, résidences et CLSC.
  

Analyses effectuées dans un centre de référence :

• Saisir dans le système informatique les données pour les spécimens envoyés dans les centres de références;
• Saisir dans le système informatique la date de retour des résultats pour les spécimens envoyés à l’extérieur;
  

numériser les résultats d’analyses pour les spécimens envoyés à l’extérieur; ceux-ci sont annexés au dossier du patient.

Réception Des Spécimens

• Distribuer les spécimens de l’urgence acheminés au laboratoire par le pneumatique “ bombe” dans les laboratoires respectifs et ce, sans délai;
• Acheminer les spécimens reçus des unités de soins et reçus de l’extérieur (CLSC, résidences, cliniques privées de prélèvements) dans les laboratoires respectifs;
• Recevoir les personnes se présentant au comptoir du secrétariat, répondre à leurs questions et leur donner les informations pertinentes sur les spécimens et les analyses demandées.
  

Vérification

• Vérifier les requêtes et spécimens apportés par les personnes se présentant au comptoir du secrétariat;
• Obtenir et compléter les informations manquantes telles que : numéro d’assurance-maladie, adresse, date, heure et site du prélèvement;
• Vérifier si le spécimen est bien identifié avec l’étiquette appropriée;
• Si la requête est incomplète ou mal complétée, remettre la requête au coordonnateur du département de biologie qui fera le suivi.
  

Actualisation

• Vérifier et tester la nouvelle version du programme informatique;
• Noter les bogues et en aviser le fournisseur (le programme est en processus d’évolution continue);
• Suivi des analyses extérieures (effectuées dans différents centres hospitaliers) : vérifier dans chaque chemise les demandes datant de plus de 1.5 – 2 mois et pour lesquelles les résultats ne sont pas reçus;
• Téléphoner au centre hospitalier dans le service où l’analyse a été faite;
  

Gestion Documentaire

• Scanner les requêtes via le système informatique pour leur assigner un numéro de classement;
• Classer les requêtes dans des boîtes et garder trois (3) mois;
• Détruire les copies de résultats d’analyses de plus de deux ans; pour ce faire les placer dans le bac de déchiquetage;
• Préparer les filières de classement pour les mois à venir en vidant les filières contenant les copies de résultats d’analyses les plus vieilles et les mettre dans une boîte (en ordre alphabétique); ces résultats sont gardés deux ans pour les clients hospitalisés et externes;
• Faire la rotation et tenir à jour.
  

Tâches Générales

• Répondre aux appels téléphoniques et les acheminer à qui de droit;
• Classer les copies de résultats d’analyses selon les mois respectifs et selon la provenance (hospitalisé ou externe);
• Programmer et/ou effacer les numéros de téléphone dans le télécopieur;
• Remplir les bacs à feuilles pour le télécopieur, la photocopieuse et l’imprimante;
• Changer les cartouches d’encre pour le télécopieur et la photocopieuse;
• Maintenir un inventaire des fournitures nécessaires au fonctionnement du secrétariat;
• Assister le personnel technique lors de l’utilisation du télécopieur et de la photocopieuse (si besoin);
• Assurer la formation du personnel au niveau du secrétariat pour les périodes de remplacement et de vacances;
• Respecter et appliquer les règles et normes reliées à la santé et sécurité au travail;
• Utiliser le matériel de protection mis à la disposition du personnel;
• Appliquer les normes relatives au programme Agrément Canada selon les procédures élaborées à cet effet;
• Participer aux réunions du service et du département de biologie médicale lorsque requis;
• Effectuer toute tâche à la demande du supérieur immédiat;
• Comme tout membre du personnel, offrir sa collaboration aux autres membres et s’efforcer de maintenir une atmosphère de travail agréable;
  

Volet Sécurité

• Comprendre les impacts de ces recommandations ou décisions sur la qualité des soins et des services et sur la sécurité de clientèle;
• Améliorer de façon continue les processus et les pratiques dans un souci de qualité des soins et des services et de sécurité de la clientèle;
• Proposer, recommander et prendre des décisions en lien avec son secteur d’activités dans un souci de qualité des soins et des services et de sécurité de la clientèle.
  

Exigences

Diplôme d’études secondaires complété ou équivalence reçue du Ministère de l’Éducation du Québec

Réussite des tests suivants : Vitesse de frappe, français, Word et Excel

vier.

Atouts

DEP en Secrétariat

Expériences de travail dans le milieu de la santé

Compétences Recherchées

Grande facilité à travailler en équipe

Excellente organisation de son travail

Capacité de travailler sous pression

À l’aise devant la clientèle

Être capable d’établir les priorités et de s’adapter rapidement

Pour votre entrée en fonction au CISSS de la Montérégie-Centre, suite au décret concernant l’ordonnance de mesures visant à protéger la santé de la population dans la situation de pandémie de la COVID-19, vous serez tenu de présenter une preuve vaccinale confirmant que vous êtes considéré comme étant adéquatement protégé.

Remarques

Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

Si votre expérience professionnelle a évolué depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l’ensemble de votre cheminement professionnel.

Si vous postulez d’un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d’accusé réception vous demandant d’aller mettre à jour votre dossier et déposer votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Notre établissement applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les femmes, les Autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Ces dernières peuvent également nous faire part de leurs besoins particuliers relativement à l’emploi sollicité afin de faciliter leur mise en candidature.