ADJOINT/E ADMINISTRATIVE DU SECTEUR OPÉRATIONNEL Villa Providence Shediac Inc. in Shediac, NB 3 days ago

Note : Dans le présent document, l’usage du masculin a pour seul but d’alléger le texte sans aucune intention de discrimination.

Poste permanent temps plein (lundi au vendredi 08h00-16h00)

SOMMAIRE :

Fournir des services administratifs et cléricaux pour appuyer l’ensemble des activités journalières du secteur opérationnel afin d’assurer des services opérationnels efficaces au foyer.

Rôles et responsabilités

RESPONSABILITÉS SPÉCIFIQUES

A.1 Soutien administratif du secteur opérationnel

Agir comme super utilisateur (expert) aux programmes informatisés de gestion du personnel tels que Gérer : Staff Schedule care, Itacit, MDS etc pour la Villa Providence Shediac Inc

Gérer le bon fonctionnement du logiciel Staff Schedule Care pour la cédule et paie des employés

Assurer la coordination de l’horaire de travail des employés du secteur

Autoriser les heures de travail des employés SCFP et SIINB des soins infirmiers dans le système de cédule Staff Schedule Care

Agir comme soutien technique en informatique pour le secteur; et agir comme personne de liaison avec divers techniciens et/ou personnes de soutien technique pour l’équipement de bureau;

Maintenir un système de contrôle et fournir les données (statistiques) nécessaires à la gestion du secteur;

Agir comme personne de soutien aux activités reliées à la Qualité de service et du conseil d’agrément

Gérer le système de documentation du secteur opérationnel;

Gérer le dossier des politiques et procédures des différents services du secteur;

Prendre les minutes aux réunions de divers comités;

Rédiger et dactylographier des correspondances, des rapports, des procès-verbaux, lettres et autres;

Maintenir et acheminer la liste des résidants;

Organiser et circuler l’information relative aux admissions, aux réunions du secteur, les sessions éducatives, les horaires de visites médicales etc. pour le secteur;

Coordonner les dates, les lieux et le matériel requis lors des réunions et des sessions éducatives;

Ouvrir et fermer le dossier informatisé des résidants ainsi que classer les dossiers médicaux et administratifs aux archives;

Faire la traduction lorsque demandé et rédiger divers documents;

Dépouiller le courrier et expédier la correspondance quotidiennement;

Diriger les communications internes et externes du foyer (accueil, téléphone, télécopieur, courriel ou autres);

Maintenir la confidentialité de tous les aspects reliés à son milieu de travail;

Tenir un dossier sur les communiqués circulés et les sessions éducatives offertes au niveau du secteur;

Circuler l’horaire hebdomadaire des médecins en appel (chaque vendredi);

Assumer tout autre rôle ou fonction nécessaire pour le bon fonctionnement du secteur et du foyer.

B.1 Ressources humaines

Afficher les calendriers de vacances annuelles des employés selon les conventions collectives et sous la directive des gérants de service;

Obtenir la certification annuelle des corps professionnels exerçant leur profession au foyer;

Coordonner l’orientation des nouveaux employés;

Participer aux processus d’embauche des nouveaux employés du secteur sur demande et aussi au processus de reconnaissance des employés;

Assister au remplacement du personnel avec les gérants;

B.2 Ressources financières

Utiliser les matériels et équipements en tenant compte des ressources financières requises et des coûts.

B.3 Ressources matérielles

Évaluer et planifier les besoins en fournitures de bureau pour l’équipe administrative du secteur;

Placer les commandes de fournitures de bureau pour le directeur et aider dans la gestion journalière relative au coût des fournitures

B.4 Gestion organisationnelles

Faire partie intégrante de l’équipe organisationnelle ayant comme vision l’amélioration des soins et des services continus afin de maintenir un milieu de vie de qualité pour les résidants;

Intégrer les politiques et procédures du foyer dans son travail;

Appuyer la mission, la vision et les décisions administratives;

Participer à divers comités;

Participer aux diverses activités nécessaires pour l’amélioration continue et la sécurité du secteur et du foyer telles que la gestion de la qualité, de l’agrément, du contrôle des infections, du risque, du plan d’incendie et autres;

Maintenir et favoriser un système de communication efficace et transparent au sein du secteur, avec les familles et les intervenants interne et externe du foyer;

Promouvoir sur une base continue les services offerts par le foyer ainsi que les politiques et procédures;

Maintenir et promouvoir de bonnes relations de travail avec les intervenants du foyer, les familles, le public et nos divers partenaires.

Maintenir ses compétences

Responsabilités

A.1 Soutien administratif du secteur opérationnel

• Agir comme super utilisateur (expert) aux programmes informatisés de gestion du personnel tels que Gérer; Staff Schedule care, Itacit, Momentum, etc pour la Corporation;
• Gère le bon fonctionnement du logiciel Staff Schedule Care pour la cédule et paie des employés;
• Assure la coordination de l’horaire de travail des employés du secteur selon les conventions collectives et les politiques et procédures;
• Autorise les heures de travail des employés SCFP et SIINB des soins infirmiers dans le système de cédule Staff Schedule Care;
• Agir de soutien technique en informatique pour le secteur; et agir comme personne de liaison avec divers techniciens et/ou personnes de soutien technique pour l’équipement de bureau;
• Maintenir un système de contrôle et fournir les données (statistiques) nécessaires à la gestion du secteur;
• Agir comme personne de soutien aux activités reliées à la Qualité de service;
• Gérer le système de documentation du secteur opérationnel;
• Gérer le dossier des politiques et procédures des différents services du secteur;
• Prendre les minutes aux réunions de divers comités;
• Rédiger et dactylographier des correspondances, des rapports, des procès-verbaux, lettres et autre;
• Maintenir et acheminer la liste des résidants;
• Organiser et circuler l’information relative aux admissions, aux réunions du secteur, les sessions éducatives, les horaires de visites médicales etc. pour le secteur;
• Coordonner les dates, les lieux et le matériel requis lors des réunions et des sessions éducatives;
• Ouvrir et fermer le dossier informatisé des résidants ainsi que classer les dossiers médicaux et administratifs aux archives;
• Faire la traduction lorsque demandé et rédiger divers documents;
• Dépouiller le courrier et expédier la correspondance quotidiennement;
• Diriger les communications internes et externes du foyer (accueille, téléphone, télécopieur, courriel ou autres);
• Maintenir la confidentialité de tous les aspects reliés à son milieu de travail;
• Tenir un dossier sur les communiqués circulés et les sessions éducatives offertes au niveau du secteur;
• Circuler l’horaire hebdomadaire des médecins en appel (chaque vendredi);
• Répondre aux appels téléphoniques;
• Assumer tout autre rôle ou fonction nécessaire pour le bon fonctionnement du secteur et du foyer.

B.1 Ressources humaines

• Afficher les calendriers de vacances annuelles des employés selon les conventions collectives et sous la directive des gérants de service;
• Obtenir la certification annuelle des corps professionnels exerçant leur profession au foyer;
• Coordonner l’orientation des nouveaux employés;
• Participer aux processus d’embauche des nouveaux employés du secteur sur demande et aussi au processus de reconnaissance des employés;
• Assister au remplacement du personnel.

B.2 Ressources financières

• Utiliser les matériels et équipements en tenant compte des ressources financières requises et des coûts.

B.3 Ressources matérielles

• Évaluer et planifier les besoins en fournitures de bureau pour l’équipe administrative du secteur;
• Placer les commandes de fournitures de bureau pour le directeur et aide dans la gestion journalière relatif au cout des fournitures.

B.4 Gestion organisationnelle

• Faire partie intégrante de l’équipe organisationnelle ayant comme vision l’amélioration des soins et des services continus afin de maintenir un milieu de vie de qualité pour les résidants;
• Intégrer les politiques et procédures du foyer dans son travail;
• Appuyer la mission, la vision et les décisions administratives;
• Participer à divers comités;
• Participer aux diverses activités nécessaires pour l’amélioration continue et la sécurité du secteur et du foyer telles que la gestion de la qualité, du contrôle des infections, du risque, du plan d’incendie et autres;
• Maintenir et favoriser un système de communication efficace et transparente au sein du secteur, avec les familles et les intervenants internes et externes du foyer;
• Promouvoir sur une base continue les services offerts par le foyer ainsi que les politiques et procédures;
• Maintenir et promouvoir de bonnes relations de travail avec les intervenants du foyer, les familles, le public et nos divers partenaires;
• Maintenir ses compétences.

Qualification

• Qualifications minimales requises :

  Détenir un diplôme collégial en secrétariat ou l’équivalent;

  Posséder un minimum de 3 ans d’années d’expérience de travail comme secrétaire de direction;

  Maîtriser les logiciels Word, Excel, Power Point, Microsoft Office 365 et être ouvert à l’apprentissage d’autres logiciels

  Maîtriser la langue française et anglaise (à l’oral et à l’écrit)

  Faire preuve de discrétion et d’une confidentialité exemplaire;

  Avoir de l’initiative et faire preuve de bon jugement

  Accomplir les tâches et responsabilités de façon autonome

  Excellent service a la clientèle; Bon communicateur; capable d’établir des relations interpersonnelles professionnelles à tous les niveaux;

  Posséder de très bonnes habiletés d’organisation, de planification et de travail en équipe;

  Posséder de bons antécédents de travail.

Salaire :Selon le barème établi par l’employeur

Date d’entrée en fonction : Dès que possible

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt envers Villa Providence Shediac Inc. Toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.