Accounting Clerk & Fundraising Assistant

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Join Our Team and Make a Difference!

Accounting Clerk & Fundraising Assistant

Passionate about making a difference in your community? Join our remarkable team at Food Depot Alimentaire (FDA) and help us achieve our vision off a hunger-free New Brunswick. FDA is a provincial registered, non-profit charitable organization, that serves food banks, community kitchens, school food programs and other supportive agencies across New Brunswick. We are accountable for food collection, storage and distribution, fundraising, and advocacy for the people we serve and the agencies we support.

THE OPPORTUNITY

The Accounting Clerk and Fundraising Assistantrole is an amazing opportunity for a bilingual, highly organized and flexible professional to support FDA’s mission. The ideal candidate will play a key role in the finance, administration, and fundraising team.

WHAT YOU WILL DO?

Reporting to the Director, Finance & Administration, the Accounting Clerk & Fundraising Assistant will be accountable for:

Accounting:

· Utilizing Sage 50 accounting software to maintain and update accounting records, including transaction coding and journal entries.

· Handling accounts payable functions, such as posting payables, facilitating payments.

· Managing accounts receivable tasks, including posting customer payments, issuing invoices, and running reports.

· Preparing monthly bank and credit card reconciliations.

· Collaborating with the administration department to resolve billing issues and ensure timely collections.

· Assisting in payroll processing and managing employee expense reports.

· Providing reporting to management on accounts payable, receivables, and financial records.

· Filing monthly, quarterly, and annual HST remittances.

Fundraising support:

· Assist the Fundraising Manager with customer support on 50/50 draw days.

· Assist the Fundraising Manager with retail vendor invoicing, collections, bank deposits, and reconciliations.

· Generate reports for various purposes including billing, planning, and reporting for the 50/50 draw.

· Manage the 50/50 draw customer support helpline during evenings and weekends, at least one week a month, as part of an on-call rotation

WHAT ARE YOUR QUALIFICATIONS & ATTRIBUTES?

• A college diploma in finance, bookkeeping or accounting.
• Proficiency in Sage 50 accounting software and understanding of accounting procedures and processes.

· Proficiency in Microsoft 365, specifically Excel.

• Spoken and written proficiency in English and French.
• Hold a valid driver’s license and have access to a reliable vehicle.
• Effective communicator in-person and by phone.
• Proven attention to detail and personal organization.
• Recognized for integrity and professionalism.
• Reputation for being courteous, respectful, and patient.
• Values teamwork and proven ability to work in a collaborative environment.
• Non-profit experience considered and asset.

THE DETAILS

Working Hours:

· Salary based on a 40-hour work week with flexibility in scheduling, including weekdays, evenings, weekends, and holidays. The role requires availability outside normal business hours, including evenings and weekends, as part of an on-call rotation.

Location:

· This role is based in Moncton, New Brunswick.

Compensation:

· Competitive salary, negotiable based on experience, with a comprehensive health benefits package.

HOW TO APPLY

Please submit your cover letter and resume detailing why you should be the Accounting Clerk & Fundraising Assistantto:

• Email at with the subject line: Accounting Clerk & Fundraising Assistant.

• OR In-person at 330 MacNaughton Ave, Moncton

Deadline to apply is May 24th, 2024, 5:00 PM AST.We thank all applicants for their interest, however, only those candidates being considered for an interview will be contacted.

FDA is committed to employment equity, fostering diversity within our community, and developing an inclusive workplace that reflects the richness of the broader community that we serve.

Rejoignez notre équipe et faites une différence

Commis comptable et assistant(e) de la collecte de fonds

Vous êtes passionné par l’idée de faire une différence dans votre communauté ? Joignez-vous à l’équipe remarquable du Food Dépôt Alimentaire (FDA) et aidez-nous dans notre vision de vivre dans un Nouveau-Brunswick ou personne ne souffre de la faim. FDA est un organisme de bienfaisance sans but lucratif enregistré qui dessert les banques alimentaires, les cuisines communautaires, les programmes scolaires et d’autres organismes de soutien dans l’ensemble du Nouveau-Brunswick. Nous sommes responsables de la collecte, de l’entreposage et de la distribution des aliments, de la collecte de fonds et de revendiquer pour les personnes que nous servons et les organismes que nous soutenons.

L’OPPORTUNITÉ

Le poste de commis comptable et d’assistant(e) de la collecte de fonds est une excellente occasion pour un professionnel bilingue, très organisé et flexible de soutenir la mission du FDA. La personne idéale jouera un rôle clé dans l’équipe des finances, de l’administration et de la collecte de fonds.

CE QUE VOUS FEREZ

Sous la responsabilité du directeur des finances, le commis comptable et l’assistant(e) de la collecte de fonds sera responsables de ce qui suit :

Comptabilité :

· Utiliser le logiciel de comptabilité Sage 50 pour maintenir et mettre à jour les registres comptables, y compris le codage des transactions et les écritures de journal.

· Gérer les fonctions liées aux comptes créditeurs, telles que la comptabilisation des dettes et la facilitation des paiements.

· Gérer les tâches liées aux comptes clients, y compris l’enregistrement des paiements des clients, l’émission de factures et l’établissement de rapports.

· Préparer les rapprochements mensuels des comptes bancaires et des cartes de crédit.

· Collaborer avec le service administratif pour résoudre les problèmes de facturation et assurer le recouvrement en temps voulu.

· Aider au traitement des salaires et gérer les comptes de dépenses des employés.

· Fournir des rapports à la direction sur les comptes créditeurs, les comptes débiteurs et les documents financier

· Remise des versements mensuels, trimestriels et annuels de la taxe de vente harmonisée (TVH).

Soutien à la collecte de fonds :

· Assister le responsable de la collecte de fonds avec le service aux clients lors des journées de tirage au sort 50/50.

· Aider le responsable de la collecte de fonds à facturer les vendeurs au détail, à recouvrer les créances, à effectuer les dépôts bancaires et à effectuer les rapprochements.

· Générer des rapports à des fins diverses, notamment la facturation, la planification et l’établissement de rapports pour le tirage 50/50.

· Gérer le service d’assistance téléphonique pour le tirage 50/50 le soir et le week-end, au moins une semaine par mois, dans le cadre d’une rotation sur appel.

QUELLES SONT VOS QUALIFICATIONS ET QUALITÉS

· Diplôme d’études collégiales en finance, tenue de livres ou comptabilité.

· Maîtrise du logiciel de comptabilité Sage 50 et compréhension des procédures et processus comptables.

· Maîtrise de Microsoft 365, en particulier d’Excel.

· Maîtrise orale et écrite de l’anglais et du français.

· Détenir un permis de conduire valide et avoir accès à un véhicule fiable.

· Communiquer efficacement en personne et par téléphone.

· Souci avéré du détail et de l’organisation personnelle.

· Reconnu pour son intégrité et son professionnalisme.

· Réputation de courtoisie, de respect et de patience.

· Vous valorisez le travail d’équipe et avez démontré votre capacité à travailler dans un environnement collaboratif.

· Une expérience dans le domaine des organisations à but non lucratif est considérée comme un atout.

LES DÉTAILS

Horaires de travail :

· Le salaire est basé sur une semaine de travail de 40 heures, avec une certaine flexibilité dans les horaires, y compris les jours de semaine, les soirées, les week-ends et les jours fériés. Le poste exige une disponibilité en dehors des heures normales de travail, y compris les soirs et les week-ends, dans le cadre d’une rotation sur appel.

Lieu de travail :

· Ce poste est basé à Moncton, au Nouveau-Brunswick.

Rémunération :

· Salaire concurrentiel, négociable en fonction de l’expérience, assorti d’un ensemble complet d’avantages sociaux.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre lettre de présentation et votre curriculum vitae expliquant en détail pourquoi vous devriez occuper le poste de commis comptable et d’assistant(e) de la collecte de fonds à l’adresse suivante

· Envoyez un courriel à info@fooddepot.ca en indiquant comme objet : "Commis comptable et assistant (e) de la collecte de fonds.

· OU en personne au 330, avenue MacNaughton, Moncton.

La date limite pour poser sa candidature est le 24 mai 2024, 17 h 00. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue.

La FDA s’engage à respecter l’équité en matière d’emploi, à favoriser la diversité au sein de notre communauté et à créer un milieu de travail inclusif qui reflète la richesse de la communauté élargie que nous servons.

Job Type: Full-time

Benefits:

• Dental care
• Extended health care

Schedule:

• Monday to Friday
• On call
• Weekends as needed

Work Location: In person

Application deadline: 2024-05-24